Veel uitzenders zien de kansen en mogelijkheden van datagedreven werken, maar starten er nog niet mee. Bereid jezelf goed voor met deze 4 tips, waarmee je al aan de slag kunt voordat je een datapartij inschakelt. Frank Broos van TapTarget (voorheen LinkThings) helpt je op weg met deze voorbereiding op datagedreven werken. Inclusief handige visuele samenvatting.
Data. Je weet dat het je een hoop oplevert. Slimmer werken, tijd besparen, meer inzicht. En waarom je er nu mee wil starten. Maar dat starten… daar ligt je uitdaging. Wat als je niet genoeg kennis hebt? Het is een soort kip-ei-verhaal dat ik bij veel klanten zie. Als je niet start, zie je nooit wat het je organisatie concreet oplevert. Toch wil je de boot ook niet missen.
Om je zelfvertrouwen een boost te geven, neem ik je in 4 stappen mee in jouw voorbereiding op datagedreven werken.
Stap 1: start met vragen
Begin bij de basis, bij wat belangrijk is voor jouw organisatie. Waar wil je op sturen? Heb je bijvoorbeeld veel verzuim en wil je dat verminderen? Heb je het gevoel dat je planning efficiënter kan of wil je klantprestaties met elkaar vergelijken? Maak voor jezelf een lijstje met de belangrijkste doelen voor jouw organisatie. Bekijk welke informatie je nodig hebt om hierop te sturen. En ga na welke collega’s je van deze informatie kunnen voorzien of met de output gaan werken.
Stap 2: inventariseer wat je al hebt
Iedere organisatie verzamelt en produceert data. Of je dit nu op papier, in Excel of Plan4Flex doet. Duik in je verschillende afdelingen en systemen en inventariseer welke informatie je nu al vastlegt. Houd je collega’s een grote spiegel voor en vraag of het klopt wat je tegenkomt. Dan blijkt vaak dat je nog een hoop kunt optimaliseren.
Dat is je volgende stap: bekijk wát je nu al aan data hebt, en wat de kwaliteit ervan is. Uitzendbureaus die starten met data, lopen onvermijdelijk tegen de vraag aan: is de kwaliteit van hoe we nu de velden invullen goed genoeg? Vaak worden onjuiste cijfers bij het opstellen van rapporten handmatig aangepast. In het rapport. Maar in je software blijven de ‘foute’ waarden staan. Ga je automatiseren met data en rapportages maken zonder toedoen van mensenhanden, dan moet de info in je systemen ook kloppen. Goede vastlegging is dus enorm belangrijk.
Stap 3: begin klein
Bang dat je dataproject je boven het hoofd groeit? Nergens voor nodig. Mijn advies is: begin klein. Met één onderwerp, afdeling of softwarepakket. Dan zie je wat er gebeurt en wat deze nieuwe manier van werken je oplevert. Je start op een kleine, laagdrempelige manier zonder dat je gelijk een grote investering moet doen. En als je resultaten ziet, kun je je project verder uitbreiden naar andere afdelingen en systemen.
Door kleine stapjes te zetten, komt je organisatie in beweging. Het helpt je grip te krijgen op je kernprocessen en leert je omgaan met data als levend onderwerp. Én het klein beginnen, zorgt ook voor draagvlak binnen je organisatie. Als collega’s zien hoe die ene afdeling profiteert van datagedreven werken, zijn ze sneller overtuigd om ook die stap te zetten.
Stap 4: delen met collega’s
Dat brengt me bij mijn laatste punt. Wil je datagedreven werken, dan moet je de hele organisatie daarin meenemen. Dat begint al in de voorbereiding, door collega’s te betrekken bij waar je op wil sturen, welke informatie je daarbij nodig hebt en welke data jullie nu al verzamelen. Dit levert je waardevolle input én betrokken collega’s op.
Houd dit vol als je de eerste inzichten en resultaten uit de data haalt. Laat medewerkers zien wat hun inspanningen opleveren en hoe dit jullie organisatie helpt om samen slimmer te gaan werken. Hiermee creëer je draagvlak voor uitbreiding van je dataprojecten en stimuleer je groei en verbetering.
Een goed begin is het halve werk
Met deze stappen begin je goed aan jouw voorbereiding op datagedreven werken. Je weet welke voordelen het je oplevert en wat jij in je organisatie kunt doen om goed beslagen ten ijs te komen. Als je start met deze nieuwe manier van werken, zijn er nog een aantal zaken om rekening mee te houden. Daar lees je alles over in mijn blog ‘Waar lopen bedrijven tegenaan als ze starten met datagestuurd werken?’.
Meer weten over de samenwerking tussen TapTarget en Plan4Flex? Bekijk de video of lees meer over de koppeling.
Infographic datagedreven werken
Datagedreven werken: hoe begin je ermee? Frank legt het uit in bovenstaand blog. Deze infographic geeft je een visuele samenvatting:
