Inflatie, energie- en brandstofkosten… alles wordt duurder en dus zoeken veel uitzendbureaus naar manieren om geld te besparen. Maar niet alles wat goedkoper lijkt, levert ook daadwerkelijk iets op. Deze 6 tips helpen je wél verder.
Volg cijfers, niet je gevoel
Het klinkt logisch: met minder auto’s in je wagenpark heb je minder kosten. Maar is dat ook zo? Of ben je uiteindelijk duurder uit omdat je daardoor tegen langere reistijden en extra chauffeurskosten aanloopt?
Om je vervoer van uitzendkrachten te optimaliseren heb je cijfers nodig. Wat doe je met een auto die niet vol zit? Laat je die 100 kilometer omrijden, of is het dan gunstiger om een extra auto in te schakelen? Dat soort dingen weet je alleen als je ritten zorgvuldig monitort. Laat je dus niet verleiden tot keuzes op basis van wat logisch líjkt, maar zorg voor onderbouwing. De rekenmachine gaat boven onderbuikgevoel.
Maak collega’s (mede)verantwoordelijk
Kosten besparen kan je niet alleen. Je hebt de mensen in je organisatie nodig om een verschil te maken. Dat lukt alleen als zij ook de noodzaak voelen om mee te helpen. Maak bijvoorbeeld één intercedent verantwoordelijk voor werkplanning, huisvesting en vervoer van één klant. Verdeel het werk niet op taak, maar op klant. Doordat intercedenten zo zicht hebben op het totaalplaatje, werken ze efficiënter.
Geef je intercedenten daarnaast inzicht in de kosten rondom huisvesting en vervoer. Hier is vaak nog een hoop te verbeteren. Zorg ervoor dat zij dit begrijpen en stel duidelijke KPI’s op rondom huisvesting en vervoer. Leg het totaalplaatje van de kosten maar bij ze neer. Zo zorg je ervoor dat ze er belang bij hebben om de kosten zo laag mogelijk te houden. Misschien hebben je intercedenten eerder niet echt nagedacht over deze kosten, omdat ze daar vanuit hun positie niet mee bezig hoefden te zijn. Maar hoe meer mensen je erbij betrekt, hoe beter het resultaat.
Investeer om te besparen
Durf, ook als de kosten stijgen, te investeren in je uitzendkrachten. Vaak krijgen uitzendkrachten nu bijvoorbeeld een fiets in bruikleen voor woon-werkverkeer. Wat als je tegen een uitzendkracht zegt dat hij de fiets mag houden als hij minimaal drie maanden blijft werken? Zo stimuleer je uitzendkrachten om langer te blijven. Bovendien heb je geen kosten meer aan onderhoud en beheer van je fietsen. Soms liggen die kosten namelijk zelfs hoger dan de aanschafwaarde van de fiets.
Je geeft op deze manier iets weg dat geld kost, maar daar staat tegenover dat je geen serviceapparaat voor je fietsen in hoeft te richten. Gemiddeld blijven uitzendkrachten nu 6 tot 8 weken bij eenzelfde werkgever. Als je daar twaalf weken van kan maken door diegene een fiets te geven, scheelt dat op jaarbasis een hele berg recruitmentkosten. Dus iets dat geld kost, zoals een fiets, levert dan uiteindelijk iets op.
Van cirkeltjes naar korte lijntjes met centrale vastlegging
Ook op de eigen werkvloer is vaak een wereld te winnen. Efficiëntie op kantoor kan veel tijd, en dus geld, besparen. Kijk goed naar je werkafspraken en zorg dat vragen beantwoord worden via korte lijntjes in plaats van cirkeltjes waarin een vraag steeds verder wordt doorgestuurd. Dat betekent dat als iemand op kantoor een vraag krijgt, hij of zij het antwoord kan geven. Voorkom dat diegene de vraag over de schutting gooit naar een collega en iemand van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Dat leidt tot stroperige processen en trage communicatie. Dit los je op door informatie op een centrale plek te verzamelen en je collega’s ervan bewust te maken dat zij de antwoorden zelf kunnen geven.
Die korte lijntjes kunnen er alleen zijn als gegevens en data inzichtelijk zijn. Zorg ervoor dat iedereen één versie van de waarheid heeft. Zo kan iedereen het overgrote deel van de vragen beantwoorden. Hoe meer vragen je snel en eenvoudig af kan handelen, hoe beter.
Blijf digitaliseren en vastleggen
Efficiënt werken op kantoor gaat hand in hand met digitalisering. Alleen als zaken goed en duidelijk worden vastgelegd, is het voor medewerkers mogelijk om snel informatie te vinden. Leg alles vast. Van klantgegevens tot je vervoersplanning. Van het overzicht wie welke fiets heeft tot de administratie.
Vanuit deze digitalisering is automatisering de volgende stap. Denk aan het geautomatiseerd aanbieden van contracten of planningen maken. Dat zit eraan te komen. Maar dat kan alleen als je de juiste informatie in je systeem hebt staan.
Blijf dus ook in deze tijd naar de lange termijn kijken en alles vastleggen. Misschien leg je dan zaken vast waar je vandaag nog niets aan hebt, maar in de toekomst wel. Door verder te werken aan digitalisering leg je de basis voor een kostenbesparing op langere termijn.
Ga uit van je eigen boekhouding en organisatie
Iedere organisatie is anders. Belangrijk is dus om uit te gaan van je eigen boekhouding. Stel een top tien samen van je grootste kostenposten. Maak op basis daarvan dan zelf een inschatting waar je kan snijden. Begin daarbij bij je grootste kostenfactor. Want hoe hoger het bedrag, hoe meer impact een besparing van bijvoorbeeld één procent heeft.
En, heel belangrijk: kijk van onder naar boven. Niet andersom. Begin bij de werkvloer en kijk wat er verbeterd kan worden. Soms is een lagere gemiddelde autobezetting bijvoorbeeld uiteindelijk goedkoper dan het inzetten van een busje met vaste chauffeur die mensen op verschillende locaties ophaalt. Voorkom dat je iets van bovenaf bedenkt en oplegt wat niet bij je organisatie past. Dat werkt averechts en kost alleen maar geld. En onnodige uitgaven zijn in deze tijd zo’n beetje het laatste waar je als uitzender op zit te wachten.
Afbeelding: Pexels
