Vanuit de visie ‘operatie voor administratie’ geef je de operatie ruimte voor nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden vanuit een digitale basis. Daarbij moet je wel in de gaten houden dat de relatie tussen operatie en administratie in balans blijft. Een verandermanager kan je hierbij helpen. Je hebt een hoop mogelijkheden om de frontoffice van je uitzendbureau op veel efficiënter te laten werken. Ik spreek er in dit blog een aantal met je door.
De basis ligt in digitalisering
Digitalisering bewijst in bedrijven al tientallen jaren zijn waarde. Het verlaagt je foutmarge en bespaart handmatig werk en tijd. Daardoor verzet je meer werk met hetzelfde aantal mensen en kun je groeien. Een goede digitaliseringsstrategie is cruciaal voor duurzame groei.
Maar waar dit in de backoffice al jarenlang gemeengoed is, blijft digitalisering in de operatie in veel bedrijven achter. Terwijl je grote stappen kunt nemen in de frontoffice en de voor- en achterkant van je organisatie daardoor ook nog beter gaan samenwerken.
Dit begint met een systeem voor je operationele processen. Informatie die de planner invoert, krijgt de administratie in realtime door. Die hoeft hij alleen nog te controleren. Daardoor wordt je bedrijfsvoering transparanter en heb je nooit meer gedoe met handmatig overnemen van informatie. Je weet dat data klopt. Vind je toch een afwijking, dan kun je deze gemakkelijk herleiden. Dat leidt vanzelf tot minder fouten en meer tijdbesparing.
Met een business intelligence tool ga je nog een stap verder. Je combineert data van operatie en administratie en krijgt eenvoudig inzicht in hoe je operationele aanpassingen financieel uitwerken. Op basis van deze informatie neem je betere beslissingen die je organisatie naar een hoger niveau tillen.
Kleine sneeuwvlokken groeien uit tot grote lawines. Nét dat beetje extra optimaliseren, kan grote gevolgen hebben als je het op grote schaal toepast. Stel je voor wat het betekent als ál je uitzendkrachten gemiddeld een kilometer minder reizen per dag, of elke week een uurtje meer kunnen werken.
Evenwichtige relatie
Dat de operatie meer vrijheid krijgt, wil natuurlijk niet zeggen dat de ze zonder enige vorm van controle geld uit kan geven. Je probeert in deze visie een betere balans te vinden in de relatie tussen operatie en administratie. En beslissingen neer te leggen bij de collega’s die dicht op het vuur zitten.
Vanuit de visie ‘operatie voor de administratie’ geef je de operatie de mogelijkheid om van de standaard af te wijken. Binnen kaders en in overleg met de opdrachtgever. Bijvoorbeeld door doelen te stellen voor een uitzendkracht. Als hij die behaalt, gaat hij een bepaald bedrag meer verdienen. Krijgt hij een dagje uit, of een cadeaubon. Hiermee zet je een variabele laag op de standaardregels. Dit werkt goed voor de uitzendkracht, die blij is met de beloning, én voor je intercedent, die zich gewaardeerd voelt omdat hij deze vrijheid krijgt.
Doordat de relatie tussen operatie en administratie meer in balans komt, veranderen ook de rollen van beide afdelingen. Met deze manier van werken geef je de operatie wat meer vrijheid om te acteren op basis van hun kennis en krijgt de administratie een meer controlerende rol. Door goede samenwerking tussen de front- en backoffice stroomlijn je de processen binnen je bedrijf van begin tot eind.
Verbetermanager met overzicht
Om deze omslag in goede banen te leiden, is het verstandig om iemand aan te wijzen die je gehele proces overziet. Deze ‘verbetermanager’ is iemand die snapt wat er operationeel nodig is en de vrijheid krijgt om te investeren in projecten waarin hij of zij potentie ziet. Let wel: dit hoeft geen fulltime rol te zijn. Misschien heeft een van je collega’s aan twee dagen per maand al genoeg om deze rol te vervullen. De verbetermanager krijgt de vrijheid in tijd en middelen om te onderzoeken waar in je organisatie verbeterkansen liggen. .
Vrijheid betekent niet volledig loslaten
Het belangrijkste in deze visie is dat meer vrijheid niet betekent dat je je bedrijf volledig loslaat. De operatie voor de administratie stellen, moet wel gestructureerd verlopen. Je laat de teugels vieren, maar houdt ze wel vast.
Focus op ruimte geven in je operatie, is hierbij wel cruciaal. Hoe je dit concreet aanpakt, lees je in het whitepaper ‘Toekomstgericht uitzenden: zet je operatie voor de administratie’ of bekijk de korte video hieronder.
