Djops doet waar ze goed in zijn dankzij Plan4Flex

“Doen waar jij goed in bent!” De heldere merkbelofte van Djops Uitzendgroep. Iedere dag zetten de medewerkers van Djops zich in om dit waar te maken voor hun werknemers. Vanuit een focus op persoonlijk contact en kwaliteit. Met de software van Plan4Flex kunnen ze dit contact en die kwaliteit bieden. Want minder vragen, minder correcties en minder handwerk zorgen voor meer tijd en tevredenheid.

Djops uitzendgroep ontstond in 2015 vanuit het idee dat de tijd rijp was voor een vernieuwende en frisse blik op de uitzendbranche. De ambitie van Djops is duidelijk. Ze willen het beste uitzendbureau in midden-Nederland zijn. Daarom investeren ze veel tijd in begrijpen wat elke medewerker wil en wat bij hem of haar past. Het individu staat daarbij altijd centraal.

Vanuit deze gedachte ontstond de merkbelofte doen waar jij goed in bent. Dagelijks staan de medewerkers van Djops in contact met uitzendkrachten uit Nederland, Oekraïne en diverse andere Europese landen. Djops werkt in de regio midden-Nederland en richt zich op vier branches: productie, logistiek, industrie en facilitair.

Persoonlijke aandacht mogelijk maken met automatisering

Doordat Djops zich richt op persoonlijke aandacht, wil de uitzender vanuit kwaliteit automatiseren en digitaliseren. “We hadden te veel handmatige acties en papierwerk. Daar wilden we sowieso vanaf. Door deze werkzaamheden te optimaliseren, komt onze kernwaarde ‘aandacht’ namelijk nog beter tot zijn recht voor onze werknemers”, vertelt Lisanne van der Horst, teamleider backoffice en HRM bij Djops. “Ook groeiden we als bedrijf fors, waardoor de behoefte aan alle informatie in één systeem en het automatiseren van processen steeds groter werd.”

Slimmer werken

Djops ging daarom in 2021 op zoek naar een systeem dat alle interne processen ondersteunt en daarnaast koppelt met verloningssysteem Easyflex. Plan4Flex bleek de juiste match. “Daardoor hebben we nu binnen de organisatie twee systemen die goed samenwerken en extern één systeem: voor uitzendkrachten de app en voor opdrachtgevers het portal. Beide van Plan4Flex”, vertelt Alwin Domselaar, algemeen manager Djops.

“Dat leidt tot minder vragen van onze uitzendkrachten. Voorheen vroegen zij ons bijvoorbeeld vaak om een contract nog een keer te sturen, omdat ze een mail hadden gemist. Nu vinden ze al hun informatie terug in de Plan4Flex-app. Bovendien kunnen wij via deze app snel, duidelijk en transparant met ze communiceren. En daar staan wij voor!”

Dréann van den Akker, commercieel directeur Plan4Flex, is blij met de samenwerking met Djops: “We houden van klanten als Djops. Klanten die kijken hoe ze slimmer kunnen werken en dan dat ook echt doen. Elk bedrijf heeft op elk moment de mogelijkheid om iets te verbeteren. Maar als je daar niet voor openstaat, als je niet ziet dat je een uitdaging hebt, dan kun je ook nooit een oplossing verzinnen. Djops kijkt altijd vooruit. Elke periode pakken ze weer iets aan.”

Van 5 fte naar 4 fte

Een van de processen die Djops met Plan4Flex aanpakt is de ontrafeling van de urenregistratie volgens de cao en inlenersbeloning van de inlener. Lisanne: “Dit proces nam voorheen veel tijd in beslag, omdat we de gewerkte uren handmatig met de juiste toeslagen moesten invoeren. Daar was voorheen 5 fte aan personeel van ons mee bezig. Tegenwoordig runnen we de volledige backoffice met 4 fte én zijn we vrijwel foutloos.”

Ook de papieren autocontracten en huisinspecties zijn verdwenen. “De uitgave en inname van auto’s loopt nu volledig via de app en ook de rapportages van de inspecties zijn gedigitaliseerd”, legt Lisanne uit. “Zo werken we nu papierloos en klopt de administratie altijd.”

Automatisch kwaliteit leveren

Naast de koppeling van Plan4Flex met Easyflex, gebruikt Djops ook graag de integratie met de ID-check van Securitech. Alwin: “Zo kijken opdrachtgevers met vertrouwen naar onze dienstverlening. We werken veel met arbeidsmigranten, dus betrouwbare ID’s en paspoorten zijn zeer belangrijk. Via de koppeling komen die gegevens automatisch goed in ons systeem, waardoor we de kwaliteit garanderen die we voor ogen hebben. Een geruststellend en vooral veilig gevoel voor onze opdrachtgevers”

Lisanne haalt ook de verplichte CO2-registratie aan die op 1 juli 2024 in ging voor alle bedrijven in Nederland. “Dankzij Plan4Flex is het geen probleem voor ons om hieraan te voldoen. Toen duidelijk werd dat die regelgeving ging veranderen, is Plan4Flex direct aan de slag gegaan. De CO2-registratie gaat daarom automatisch voor ons. Plan4Flex bepaalt op basis van onze werkplanning en het woonadres van de specifieke medewerker het aantal kilometers en het soort vervoer. We zijn dus meteen compliant.” Dréann (Plan4Flex): “Plan4Flex kijkt naar de uitdaging en behoefte van de klant en zoekt daar een oplossing voor.”

De persoon centraal

Alwin en Lisanne zijn zeer tevreden over de voordelen die Plan4Flex biedt. Lisanne: “Dankzij de automatisering blijven wij kwaliteit garanderen. We schakelen juist en snel op wijzigingen in de wet- en regelgeving en blijven een betrouwbare partner voor zowel onze werknemer als opdrachtgever.” Alwin vult aan: “Door de inzet van Plan4Flex zorgen wij ervoor dat wij blijven doen waar wij goed in zijn: de kandidaat centraal zetten en focus houden op de persoonlijke aandacht en ontwikkeling van de werknemer.”

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Wat is Plan4Flex?

Ben je benieuwd hoe de operationele software jouw organisatie slimmer laat werken? Bekijk de animatie.