Van geen, naar realtime overzicht: Westflex heeft volledige controle

Uitzendbureau Westflex startte met Plan4Flex en gooide in anderhalf jaar haar volledige werkwijze op de schop. De foutmarge werd geminimaliseerd en er kwam rust in de organisatie. “We zijn nu volledig in control. Plan4Flex werkt als rookmelder die brandjes signaleert voordat er echte problemen ontstaan”, vertelt operational manager Jan Willem van der Meer.

De uitzender uit Wateringen heeft gemiddeld 900 uitzendkrachten per week aan het werk. Met name in de agrarische sector en de branches die daar dichtbij staan, zoals de glastuinbouw, kassenbouw en het werk op de bloemenveiling. Westflex is, net als EG Personeelsdiensten, FlexWorx en RC Westland, onderdeel van House of Work. De arbeidsbemiddelaar werkt al sinds 2017 met Plan4Flex, maar gebruikte de software tot januari 2020 maar minimaal. Er was nog veel papierwerk buiten Plan4Flex om en uren en ontrafeling werden verwerkt in het ERP-systeem.

Dat veranderde in januari 2020, met twee redenen. De verloning van alle bedrijven onder House of Work ging via het systeem van EG Personeel, Freepack, lopen. Behalve verloning moesten alle andere processen over naar Plan4Flex. Daarnaast bracht de nieuwe operational manager Jan Willem van der Meer een schat aan kennis en ervaring met Plan4Flex mee. Hij wist dat het systeem veel meer kon dan waarvoor het op dat moment gebruikt werd. Van der Meer: “Toen ik bij Westflex binnenkwam gebruikten we ongeveer 20 procent van de functionaliteiten van Plan4Flex. Nu zitten we op zeker 70 tot 80 procent.”

Arbeidsmigranten? Dan kies je voor Plan4Flex

Dat zijn vorige werkgever ook werkte met Plan4Flex, was geen toeval. “Het uitzenden van arbeidsmigranten is een specifieke tak van sport. Je moet namelijk ook huisvesting regelen. In deze markt heb je twee keuzes: zelf software ontwikkelen, of werken met Plan4Flex. En de partijen die zelf iets proberen te ontwikkelen, komen eigenlijk allemaal vroeg of laat tot dezelfde conclusie: bij grotere volumes aan medewerkers is het beter om je planning bij Plan4Flex onder te brengen.” De software voor uitzendbureaus biedt naast werkplanning ook planning voor vervoer en huisvesting.

“Het uitzenden van arbeidsmigranten is een specifieke tak van sport. […] In deze markt heb je twee keuzes: zelf software ontwikkelen, of werken met Plan4Flex.”

Jan Willem van der Meer, operational manager bij Westflex

Zijn er dan geen voordelen van het zelf ontwikkelen van software? Dat wel. “Als je zelf iets ontwikkelt, pas je de software aan op jouw werkwijze. Bij Plan4Flex moet je mee in de standaard van het systeem, en daar jouw werkwijze op aanpassen. Maar die beperking weegt niet op tegen de voordelen die je eruit haalt, met bijvoorbeeld functies als het digitaal handtekeningen zetten en de zekerheid dat de software blijft werken. De continuïteit is gewaarborgd.”

Het uitzendbureau gebruikt nu dus bijna alle onderdelen van de operationele software, van planning, cao-ontrafeling en urenverwerking tot digitaal ondertekenen van documenten en communicatie met medewerkers via de app. Alle medewerkers, waarvan 30 in Nederland en zes in Polen en Roemenië, gebruiken de software in hun dagelijkse werk. “Iedereen in onze organisatie werkt in Plan4Flex. Van recruitment en planning tot accountmanagement en onze jobcoaches, huizen- en wagenparkbeheer en de administratie.”

“Het belangrijkste resultaat is de rust in de organisatie. We zijn volledig in control.”

Rust als belangrijkste resultaat

Nu de hele organisatie werkt met de software, is het tijd de balans op te maken. “Het belangrijkste resultaat is de rust in de organisatie. We zijn volledig in control. Waar er voorheen vaak op vrijdagmiddag paniek was vanwege vergeten uren en correcties, kan nu iedereen gewoon op tijd naar huis. In 2019 zat het hier tot zes uur ’s avonds vol met bellende mensen die brandjes aan het blussen waren. Als ik om half zes naar huis ga, zit er bijna niemand meer. Met Plan4Flex hebben we nu rookmelders opgehangen, dus hoeven we geen brandjes meer te blussen”, vertelt Jan Willem.

Rust op kantoor bij Westflex.

Meer werk met minder mensen

Ook de denkwijze binnen de organisatie is veranderd. “We hebben structuur aangebracht en onze processen anders georganiseerd. Daardoor hebben we afscheid genomen van een aantal mensen, gestuurd en niet gestuurd, en bijna niemand hoeven vervangen. Met minder mensen groeien we zelfs. Daarnaast hebben mensen nu geen dubbele rollen meer. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid. We weten van elkaar wie wat regelt. Plan4Flex heeft dit ook makkelijker gemaakt.” Met een nieuwe metafoor licht de operational manager toe wat hij bedoelt: “Zie het zo: voorheen rende iedereen achter dezelfde bal aan en wilde iedereen hem in een ander doel trappen. Nu proberen we allemaal dezelfde kant op te gaan, en allemaal onze eigen bal in hetzelfde doel te schieten.”

“Met minder mensen groeien we zelfs.”

Het aantal fouten is inmiddels geminimaliseerd. “Dat is echt een mega winstpunt”, vertelt Van der Meer trots. “Ongeveer 70 procent van onze business is stabiel. De overige 30 procent is enorm flexibel. Op- en afschalen kan heel hard gaan. En het kan overmorgen weer anders zijn. Doordat we dat nu goed in Plan4Flex administreren, komt het nooit meer voor dat we bijvoorbeeld mensen vergeten uit te betalen. Voorheen hadden wij geen overzicht, nu hebben we realtime overzicht. Aan de werkbriefjes kun je meteen zien of iemand nog uren tegoed heeft. Dat kunnen we dan direct corrigeren voordat de loonbetaling eruit gaat. We weten het van tevoren en kunnen meteen ingrijpen. Dit scheelt ook heel veel werk. We verwerken nu meer uitzendkrachten dan vorig jaar, terwijl we vijf man minder personeel hebben.”

Klanten en uitzendkrachten profiteren mee

En niet alleen Westflex heeft haar werkwijze veranderd. In de tuinbouw was het heel normaal om uren op een handgeschreven kladbriefje aan te leveren. “Je kunt je wel indenken dat dat leidt tot een hoop fouten bij het lezen en handmatig overnemen. Dat paste totaal niet meer bij onze nieuwe manier van werken.” Daarop benaderde de uitzender haar klanten, en met succes. Ruim een jaar later leveren alle klanten de uren digitaal aan, via het portaal of in Excel. “Natuurlijk zit er nog wel eens een foutje in een Excellijst, maar dat gebeurt echt minimaal. Onze jobcoaches vullen de uren zelf in en zijn hier heel alert op. Het gebeurt zelfs wel eens dat een jobcoach een klant belt over een foutje in de urenlijsten, met de boodschap dat een medewerker op die dag helemaal niet gewerkt heeft.”

De relatie met uitzendkrachten is door deze aanpassing ook verbeterd. “Er komt eigenlijk niemand meer langs op ons wekelijkse vragenuurtje. En als er toch iets aan de hand is, gaat dat over een auto of huisvesting. De administratie is keurig op orde. De rookmelder doet zijn werk”, lacht Van der Meer.

Naar wensen van klanten wordt geluisterd

Van der Meer is tevreden. “Natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering. Als dat niet zo was, zou een van onze organisaties stilstaan. Dat is ook niet goed.” In het afgelopen half jaar verschijnen steeds meer features in de updates die Westflex heeft aangevraagd. “Ik zie dingen in de software die wij hebben aangedragen bij Thomas en Kay. Voorheen duurde dat wel eens langer, nu heb ik het idee dat er goed naar onze wensen geluisterd wordt. Daar word ik echt vrolijk van!” En er zijn meer zaken waarin Plan4Flex meedenkt. De koppeling met track en trace-systeem ABAX bijvoorbeeld. “We gaan werken met ABAX voor het beheren van onze voertuigen. Voor zover ik nu weet, komt de standaardkoppeling tussen ABAX en Plan4Flex goed in de buurt van hoe wij het graag zouden zien.”

Voor de toekomst ziet Van der Meer graag nog meer automatisering in het softwarepakket. “Dat zie ik als de toekomst. Dat de software ons nog meer dingen uit handen gaat nemen.” Voor nu zou hij iedereen aanbevelen om met Plan4Flex te werken. “Zeker vanaf 200, 300 man is werken Excel gewoon onhandig. Ook bij minder medewerkers biedt de software al toegevoegde waarde met de digitale dossieropbouw. Als ik morgen helemaal opnieuw zou opstarten, is Plan4Flex erbij betrekken één van de eerste dingen die ik zou doen!”

Wil je net als Westflex met je hele organisatie in één operationeel systeem werken? Bekijk op de pagina Voor wie hoe de software iedereen in je organisatie vooruithelpt of ontdek hoeveel tijd jij kunt besparen met automatisering met de tijdbesparingscheck voor uitzendbureaus.

Tijdbesparingscheck