Wanneer je start met ondernemen, kun je zaken prima vastleggen in Excelbestanden en communiceren via mail. Maar hoe verder je uitzendbureau groeit, hoe lastiger het wordt om alles handmatig te blijven vastleggen. Wie doet wat, welke taken staan nog open? Dan wordt het tijd om je groei anders aan te vliegen. Om slimmer en efficiënter te gaan werken. We helpen je op weg.
Door je snelle groei, ben je continu bezig met het draaiend houden van je operationele processen. Zorgen dat iedereen op tijd gepland en aan het werk is, huisvesting en vervoer regelen. Bijvoorbeeld in Excel, met verschillende tabbladen, kleuren en codes. Je collega’s weten alles uit hun hoofd. Tijd om te kijken hoe je processen kunt verbeteren heb je niet, omdat je alleen maar bezig bent met de waan van de dag.
Handmatig werk leidt tot fouten
Het onvermijdelijke gevolg hiervan? Fouten! Je plant uitzendkrachten dubbel in, vergeet vervoer te regelen, hebt stilstaande voertuigen of een tekort aan huisvesting in de ene regio, terwijl in de andere regio bedden leeg blijven. Als een collega ziek is, weet je niet wat hij al gedaan heeft of welke communicatie al heeft plaatsgevonden. Je hebt weinig inzicht in huidige stand van zaken. Dus start je met brandjes blussen. Achteraf corrigeren. Alles dubbel controleren. Dat kost tijd en geld. Veel geld.
Dat kan anders. Maar hoe? Door de groei van je uitzendbureau anders aan te vliegen.
Groeien is meer dan nieuwe collega’s aannemen
Je kunt als uitzendbureau niet blijven groeien door maar telkens nieuwe collega’s aan te nemen. Dat is niet duurzaam, zeker niet in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt. Je moet ook kijken hoe je efficiënter of slimmer kunt gaan werken. Marges vergroten, minder dubbel werk doen en fouten voorkomen.
Laat me je op weg helpen.
Systemen samenvoegen
Begin bij je huidige systemen en hoe die zijn ingericht. Waar staat je werkplanning, hoe deel je informatie, via welke kanalen communiceer je met uitzendkrachten? Kijk vervolgens of je dat binnen een systeem kan samenbrengen om meer inzicht in te krijgen.
Nieuwe functie: verbetermanager
Geef een collega de functie van ‘verbetermanager’, iemand die de tijd heeft om over de processen heen te kijken en te besteden aan procesoptimalisatie. Naar waar je slimmer kunt werken, en hoe software daarbij kan ondersteunen. Deze persoon kijkt met een helikopterview naar je processen en heeft de tijd om gericht op zoek te gaan naar verbeteringen binnen je organisatie.
Verban handmatig werk naar het verleden
Kijk naar handmatige werkzaamheden, zoals de urenregistratie. Als je net start met uitzenden, kun je prima voor elke uitzendkracht handmatig de gewerkte uren invullen. Maar hoe meer je groeit en hoe groter je klanten worden, hoe lastiger dat wordt. Daarnaast is het ook enorm foutgevoelig om data met de hand in te vullen. Onderzoek waar je handmatig werk doet, en bekijk hoe je dit kunt digitaliseren.
Digitalisering is onmisbaar voor groei van je uitzendbureau
Uiteindelijk bestaat groei uit op een slimmere manier meer werk verzetten. Digitalisering is daarbij een onmisbaar ingrediënt voor gezonde groei van je uitzendbureau. Als je bijvoorbeeld in bulk de planning kunt doorsturen naar je uitzendkrachten, doordat je planning en data geregistreerd hebt en met een druk op de knop iedereen mail of appje kunnen sturen waar ze volgende dag moeten werken, bespaart dat bergen werk en tijd. Tijd die je weer elders in je organisatie kunt inzetten voor verbeteringen.
Hoe groter je organisatie, hoe verder je hierin kunt gaan. En hoe meer tijd, geld en dubbel werk je kunt besparen.
Meer weten? LPC-directeur Cor Konings vertelde waarom goede software onmisbaar is voor je uitzendbureau. Je leest zijn visie in dit blog: “Hoe goede software je uitzendbureau versterkt”.
