Sinds begin dit jaar zijn de regels voor het kopiëren en bewaren van de paspoorten van kandidaten aangepast. Goed nieuws voor de flexbranche!
Wat houdt de nieuwe regeling in?
Iedereen die in Nederland wil werken, heeft een geldig ID-bewijs nodig. Sinds 1 januari 2018 mogen uitzendbureaus het paspoort van de kandidaat opvragen, kopiëren en bewaren voordat er sprake is van een dienstverband. De bewaartermijn van de kopie is maximaal 4 weken.
Na de bewaartermijn
Krijgt de kandidaat binnen 4 weken een dienstverband aangeboden, dan komt de kopie van het paspoort terecht in de loonadministratie. Is dat niet het geval, dan moet de kopie na 4 weken vernietigd worden. Geeft de kandidaat zelf tussentijds aan dat hij afziet van bemiddeling, dan moeten zijn gegevens zelfs meteen gewist worden.
Wat ging er mis met de oude regeling
In de oude regeling mochten de identiteitsgegevens van een kandidaat pas uitgevraagd en opgeslagen worden als er sprake was van een dienstverband. Daardoor was het in feite onmogelijk om tijdig te controleren of een kandidaat wel aan alle regels voldeed om in Nederland aan de slag te kunnen. Het risico bestond dat een kandidaat op het laatste moment nog moest worden teruggetrokken omdat zijn papieren niet in orde waren. Heel vervelend voor alle betrokken partijen!
De voordelen van de nieuwe wet
De nieuwe regeling sluit beter aan bij de flexbranche. Hoe eerder de identiteit van een kandidaat gecontroleerd wordt, des te minder kans op vertraging en teleurstellingen achteraf.
Het meest logische moment om het paspoort op te vragen is bij de inschrijving. Het is meestal een face-to-face gesprek zodat je meteen kunt zien of degene die voor je zit inderdaad de paspoorthouder is. Bovendien kun je zo checken of de kandidaat inderdaad wel aan de slag mag voordat je hem/haar voordraagt bij je klanten. Wel zo handig!
TIP: Vraag de uitzendkracht specifiek toestemming (meteen of binnen 4 weken) om zijn gegevens langer te bewaren en te gebruiken voor bemiddeling. Zorg dat de toestemming schriftelijk vastligt. Op die manier kun je de bewaartermijn verlengen.
Aandachtspunten
De nieuwe regeling maakt het contact met kandidaten makkelijker, maar er zijn nog wel wat zaken waar je goed op moet letten:
– Zorg ervoor dat je de kopieën van niet-geplaatste kandidaten altijd op tijd verwijdert.
– Je mag de kopie van het paspoort alleen gebruiken voor de eigen administratie, maar niet doorgeven aan de inlener tenzij het gaat om uitzendkrachten buiten de Europese Economische Regio. Dan ben je juist verplicht om een kopie paspoort te verstrekken aan de inlener.
