Uren zijn de kurk waarop het verdienmodel van iedere zakelijke dienstverlener drijft. Een uur niet geschreven, is een uur niet verdiend. Daarom is urenregistratie misschien wel jouw meest belangrijke proces. Met deze vijf tips zorg je dat ieder uur telt en verbeter jij je urenregistratie.
Als sinds 2009 ondersteunt Plan4Flex uitzendbedrijven in allerlei branches. Dagelijks wordt onze software gebruikt om 100.000 mensen te plannen. We hebben in al die jaren dan ook al veel verschillende manieren van urenregistratie gezien. Op basis van ál die observaties delen we heel graag onze vijf beste tips met je om je urenregistratie te verbeteren.
Tip 1: zorg dat je planning op orde is
Planning is álles. Tachtig procent van de uren die je plant, gebeuren ook daadwerkelijk volgens planning. Dit simpele gegeven maakt jouw urenregistratie veel makkelijker. Als je zorgt dat jouw planning op orde is, heb je al een groot gedeelte van je uren in beeld. Je hoeft je vervolgens alleen nog maar te concentreren op het correct registreren van de afwijkende twintig procent.
Tip 2: weg met de papieren briefjes
Papieren werkbriefjes kunnen écht niet meer. Ze zorgen voor eindeloos veel handwerk, zijn foutgevoelig en raken kwijt. Je kunt het papieren proces vervangen door een digitale aanpak. Denk bijvoorbeeld aan een eenvoudige app voor uitzendkrachten. De app weet wie de persoon is, op welk project hij ingepland staat, waar dat project zich bevindt en wat de verwachte start- en stoptijd is. De dag beginnen of eindigen vergt niet meer dan één druk op de knop. Nog vóór de uitzendkracht thuis is, is alle informatie verwerkt in jouw systemen. (En vind je het tóch prettig om ook een schriftelijk bewijs te hebben van de gewerkt tijd? Dan kun je altijd nog een foto toe laten voegen van het getekende urenbriefje.)
Westflex benaderde haar klanten om samen over te stappen van papieren kladbriefjes naar digitale urenregistratie, met succes! Urenlijsten kloppen beter en uitzendkrachten zijn tevredener.
Tip 3: betrek de klant
Een urenoverzicht aan het einde van de week werkt prima als iedereen het met elkaar eens is. Op het moment dat je het oneens bent over de gewerkte uren, moet je in het verleden gaan graven en complexe puzzels leggen in Excel om je gelijk te halen. Dat kost veel tijd en het draagt niet bij aan de klantrelatie. Bovendien duurt het langer voor je betaald wordt.
Je kunt er ook voor kiezen om de klant tussentijds akkoord te laten geven op planningen en gewerkte uren, bijvoorbeeld via een eigen klantportaal. Zo krijgt jouw klant grip op uren, projecten en indirect ook op de kosten. Bovendien kun je daardoor veel vlotter factureren.
Tip 4: lees gewerkte uren in
Werkt jouw klant met een kloksysteem? Dan kun je de geklokte uren direct overnemen. Daarvoor exporteer je de gegevens vanuit het systeem dat jouw klant zelf al gebruikt.
Meestal krijg je de uren aan het einde van de week van je klant aangeleverd. In plaats van de uren handmatig over te nemen, importeer je de uren naar je urenregistratie. Deze uren gebruik je als voorbereiding op de verloning.
Tip 5: integreer je kloksysteem met je urenregistratie
Je kunt er ook voor kiezen om een geavanceerd kloksysteem te gebruiken om je urenregistratie te verbeteren. Met onze klok kun je op allerlei manieren tijd registreren. Met een badge of een druppel bijvoorbeeld. Maar ook met een persoonlijke pincode, de NFC-chip uit je telefoon of een QR-code.
Wanneer je met dit kloksysteem werkt, staan de geklokte uren direct in de urenregistratie. Importeren vanuit Excel is niet meer nodig. Zo is de informatie à la minute inzichtelijk. Daardoor kun je sneller door met de urenverwerking. En omdat de informatie live is, kun je deze ook gebruiken voor de aanwezigheidsregistratie. Door uren voortaan automatisch in te lezen, bespaar je enorm veel foutgevoelig en tijdrovend handwerk.
Sluit aan bij het proces van je klant
Als zakelijk dienstverlener ben jij een verlengstuk van de bedrijfsprocessen van jouw klant. Hoe beter je aansluit bij de manier van werken van de klant, hoe meer waardering je terugkrijgt. Kijk daarom eens de processen in zijn organisatie en onderzoek wat je anders kunt doen om beter aan te sluiten. Je kan daar altijd stappen in maken. Misschien zie je dat de werkwijze van jouw klant geoptimaliseerd kan worden. Ondersteun hem dan bij het vereenvoudigen en digitaliseren van het urenproces.
Wil je aan de slag met één van deze tips? Of met alle vijf? Neem gerust contact met ons op voor meer uitleg. Stuur een mailtje naar Dréann of Kevin, of bel 088-6906999.
