Verloning. Een wekelijks (of 4-wekelijks of maandelijks) terugkerend proces voor uitzendbureaus die werken met arbeidsmigranten. En een periodiek terugkerend stressmoment. Ken je dat, verloningsstress in je uitzendbureau? Door de week heen stromen uren binnen via de mail, Whatsapp, tijdregistratiesystemen, geschreven urenbriefjes of andere kanalen. Je wil je klanten tevreden houden, dus spreek je af dat ze tot het laatste moment uren mogen indienen. Maar dat legt druk op jouw interne processen, want je moet wel correct en op tijd betalen. Anders moet je achteraf corrigeren of staan je uitzendkrachten op de stoep.
Die urenverwerking en verloning moet je correct doen, dat is zeker. Maar elke week enorme druk op de ketel? Dat is echt nergens voor nodig. Ik leg je uit hoe je de verloning met vertrouwen tegemoet ziet en je ervoor zorgt dat de verloningsstress in je uitzendbureau plaatsmaakt voor rust.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Laten we bij het begin beginnen. Met een goede voorbereiding voorkom je dat je op het laatste moment alle informatie nog moet invoeren, controleren en versturen. Als het goed is, komt je planning voor zo’n 60 tot 80 procent overeen met de daadwerkelijk gewerkte uren. Door je planning als basis te gebruiken, bereid je je urenverwerking dus alvast grotendeels voor.
Laat daarnaast je uitzendkrachten meteen na het werken hun uren invoeren en doorzetten. Hiermee vul je elke dag je urenlijsten aan en keur je deze in delen goed, waardoor dit niet allemaal op het laatste moment, net voor de verloning hoeft.
Goede voorbereiding bespaart je een hoop (handmatig) invulwerk en zorgt ervoor dat je het grootste deel van de uren bij de urenverwerking alleen nog hoeft te controleren. Een flinke tijdbesparing!
Bouw een brug tussen operatie en administratie
De slag van operatie naar administratie is voor veel bedrijven een intensief karwei. Soms zijn de afdelingen compleet losse eilanden. Handmatig zetten de planners informatie in Excellijsten zet en stuurt dit door. De administratie begint van voor af aan. Zij weten niet of de gewerkte uren overeen komen met de planning, en besteden dus veel werk aan het controleren van de uren.
Een eerste verbeteringsstap hierin is goede communicatie. Duidelijkheid slaat een brug tussen de twee eilanden. Je bespaart een hoop uitzoekwerk en frustraties als je zeker weet dat je over hetzelfde praat. Investeer daarom ook in data-uitwisseling binnen je organisatie. Werkt iedereen op basis van dezelfde data en (realtime) informatie, dan is de kans op fouten en miscommunicatie direct een stuk kleiner. Met een integratie tussen planning en verloning, hoeft de administratieafdeling de uren die planning heeft klaargezet, alleen nog te controleren.
Afwijkingen in de minderheid
Vervolgens richt je je alleen nog op de afwijkingen, de dingen die anders zijn dan normaal. Afwijkingen van de planning, bijvoorbeeld omdat iemand ziek was of langer gewerkt heeft dan gepland, pas je aan. Je controleert of dit consequenties heeft voor afspraken over overwerk, de onregelmatigheidstoeslag of andere cao-afspraken en verrekent de laatste aanpassingen. Zo klopt al je informatie voor de verloning.
Slimmer werken voor minder verloningsstress
Naast deze kleine aanpassingen in je dagelijkse praktijk, kun je ook je proces van begin tot eind onder de loep nemen. Elke organisatie kan slimmer werken. Voor uitzendbureaus zie ik twee grote kansen: taken verplaatsen van de administratie naar de operatie, en automatisering.
Op dit moment doen je planning en administratie waarschijnlijk veel dubbel werk. Informatie over uitzendkrachten, contracten en werk wordt op meerdere plaatsen (handmatig) ingevoerd en verwerkt. Een planner moet al een hoop informatie invoeren om een medewerker te kunnen plannen. Als hij toch bezig is, kan hij meteen de laatste puntjes op de I zetten, waardoor de administratie de informatie alleen nog maar hoeft te controleren. Zo bespaar je een hoop dubbel werk, en gaat de administratieve personeel van een invoerende naar een controlerende rol.
Automatiseren neemt daarnaast ook in de uitzendbranche een vlucht. Denk aan software die je helpt sneller en efficiënter te plannen. Of een systeem dat de cao-ontrafeling berekent, zodat je de kloppende basis van de planning met één druk op de knop kunt verlonen en factureren.
Veel verbeterpunten in je verloningsproces
Kortom: je verloningsproces kent een hoop verbetermogelijkheden. In je processen, en dankzij automatisering. Met software die je gehele proces ondersteunt, bespaar je een hoop tijd en handmatig werk en verminder je de foutmarge aanzienlijk. Als je dit goed inricht, kun je de verloning zelfs dagen eerder draaien. Dat geeft jou rust om tijd te besteden aan andere zaken, zoals de relatie met je uitzendkrachten. Elke week verloningsstress voor je uitzendbureau? Nergens voor nodig.
Rust in de organisatie als belangrijkste resultaat
Het kantoorpersoneel van Westflex was voorheen elke week tot laat bezig met brandjes blussen die door de verloning waren ontstaan. Week in, week uit was de afdeling op vrijdagmiddag drukbezet om de laatste aanpassingen te doen en medewerkers te woord te staan. Het uitzendbureau verving de verloningsstress voor rust in de organisatie door de overstap op Plan4Flex:
“In 2019 zat het hier tot zes uur ’s avonds vol met bellende mensen die brandjes aan het blussen waren. Als ik om half zes naar huis ga, zit er bijna niemand meer. Met Plan4Flex hebben we nu rookmelders opgehangen, dus hoeven we geen brandjes meer te blussen”, vertelt operational manager Jan Willem van der Meer in dit klantverhaal.
