Nadat je alle informatie hebt verzameld, besluit je om te starten met data. Je hebt je organisatie een grote spiegel voorgehouden en vastgesteld waar je datagedreven werken voor wil gebruiken. En dan ga je van start met de implementatie. Maar… je ziet niet binnen een week resultaat. Hoe komt dat? Waar lopen uitzendbureaus tegenaan als ze starten met datagedreven werken? Frank Broos van TapTarget (voorheen LinkThings) legt uit.
Veel uitzendbureaus willen graag starten met data, maar nemen de stap niet. Toch zijn er verschillende redenen om als uitzender nu met data te starten. Met een goede voorbereiding start je zelfverzekerd aan je datareis. Vervolgens wil je gaan inrichten en resultaat halen. Maar hoe?
Van onderbuikgevoel naar beslissingen op basis van feiten
Je start met data omdat je inzicht wil krijgen in je processen. Om te begrijpen waarom dingen gaan zoals ze gaan en verbeteringen doorvoeren. Hierdoor kun je beslissingen maken op basis van feiten en cijfers, in plaats van op je onderbuikgevoel. Dit werkt alleen als je van tevoren spelregels opstelt. Wat wil je zien? Waar ga je op sturen? Hoe zorg je dat processen en cijfers betrouwbaar zijn? Alleen als waarden correct en door iedereen op dezelfde manier worden ingevuld, is de output betrouwbaar.
Neem bijvoorbeeld de registratie van afwezigheid. Leg vast wanneer je welke waarde gebruikt en zorg dat iedereen hiervan op de hoogte is. Zo zie je niet alleen dat iemand niet beschikbaar is, maar ook waarom. Is hij ziek, met vakantie of alleen even naar de tandarts?
Neem collega’s mee in je nieuwe denkwijze
Dan je collega’s, die op een andere manier moeten gaan werken. Dit vereist een nieuwe manier van denken en kijken naar je data, processen en systemen. Dat is vaak het lastigst in de hele overgang naar datagedreven werken. Het management of de directie besluit om met een datatool te gaan werken, wat grote gevolgen heeft voor de manier van werken in je backoffice en operatie. Mensen moeten oude gewoonten afleren en misschien wel meer werk doen.
Dat vraagt om verandermanagement. Zorg er daarom voor dat je collega’s begrijpen waarom je deze keuze maakt en dat ze de voordelen ervan inzien. Misschien is het invullen van velden in het begin wat meer werk, maar dat levert je collega’s later een hoop tijdbesparing en inzichten op.
Neem als manager je collega’s mee in de verandering en kijk samen naar verbetermogelijkheden in het proces. Als medewerkers mogen meedenken bij de invulling van de software en de nieuwe manier van werken, raken ze al vroeg betrokken bij jullie organisatieverandering en zullen ze er ook positiever over denken.
Hoe ga je om met angst vanuit collega’s?
De overstap naar datagedreven werken kan voor collega’s ook spannend zijn, omdat ze het gevoel hebben continu gecontroleerd te worden. Hier ligt een belangrijke rol voor jou als manager. In plaats van die angst te voeden, ga je sturen op de verbetermogelijkheden. Maak duidelijk dat deze nieuwe manier van werken geen manier is om het werk van je medewerkers te controleren, maar om samen beter te worden in wat jullie doen.
Dit valt of staat met je manier van communiceren. Wijs niet met een beschuldigende vinger naar het team met het hoogste verzuim, maar gebruik die informatie om in gesprek te gaan. Zoek samen uit waar de cijfers vandaan komen en of ze misschien wel logisch te verklaren zijn. Bijvoorbeeld omdat er in dat team toevallig twee langdurig zieke medewerkers zitten.
Van vaag concept naar duidelijk dashboard
De meeste mensen zijn visueel ingesteld. Data is, net als veel andere IT-thema’s, een abstract onderwerp. Als je nog niets tastbaars kunt laten zien, blijft het vaag. Maar zo gauw de informatie visueel wordt in de dashboards met hun eigen cijfers, begrijpen je collega’s waar je over praat. En gaan ze zich afvragen: hoe is dit getal opgebouwd, waar komt het vandaan?
Het antwoord daarop is steevast goede vastlegging. De informatie die je operatie en administratie invoeren in je systemen, komt terug in je dashboards. De visuele weergave geeft medewerkers gevoel bij wat ze invullen. Laat ze de waarde zien van alle mogelijke invulvelden in Plan4Flex en andere systemen. Door successen te delen, gaan ze begrijpen dat betere input altijd zorgt voor betere output, waardoor ze inzien waarom die rapportages in Plan4Flex zo belangrijk zijn.
Frank Broos maakt met zijn collega’s van TapTarget visuele dashboards van jouw data uit Plan4Flex. Je ziet in één oogopslag hoe je organisatie ervoor staat. Lees meer over de samenwerking met TapTarget. Wil je meer weten over datagedreven werken als uitzendbureau? Lees Franks eerdere blogs over waarom je als uitzendbureau nu echt met data wil starten en hoe je je voorbereidt op datagedreven werken.
