Alles-in-één-systeem waarborgt groei van uitzendbureau Werckpost

Snel, daadkrachtig en betrouwbaar. Drie eigenschappen die passen bij het snelgroeiende uitzendbureau Werckpost, dat met de gedigitaliseerde uitzendomgeving van Plan4Flex en de foutloze identiteitscontrole van ORIBI ID-Solutions werknemers en opdrachtgevers veilig en snel met elkaar in verbinding brengt. De onnodige handelingen en systemen die daar voorheen voor nodig waren, zijn daardoor verleden tijd.

Werckpost is in 2015 opgericht door Geert, Maria en Nanne Post. De familie Post had al ruim vijftien jaar ervaring in het uitzendwerk. Werckpost groeide vervolgens in rap tempo uit tot een grote uitzendorganisatie, die met de vestigingen in Urk, Harlingen, IJmuiden en Kampen jaarlijks tussen de achthonderd en vijftienhonderd medewerkers in dienst heeft.

Het bedrijf bemiddelt voor arbeidskrachten uit binnen- en buitenland in diverse sectoren, zoals administratie, schoonmaak en industrie. “We hebben een eigen recruitmentbureau in Polen en meerdere wervingsagenten in Bulgarije, Letland, Litouwen en Roemenië”, vertelt Lubbert Schenk, accountmanager bij Werckpost.

Behoefte aan efficiënt systeem

Het zorgen voor de juiste match tussen werknemers en opdrachtgevers is slechts een fractie van het werk van Werckpost, dat ook de huisvesting en het transport van en voor arbeidskrachten regelt. Dat gebeurde voorheen met een maatwerksysteem. “Dat werkte prima, totdat het systeem niet meer meekon met de eisen van de tijd”, legt Lubbert uit. “We konden het systeem updaten, maar dat kostte veel geld en bovendien was er dan geen koppeling mogelijk met Easyflex, ons verlonings- en facturatiesysteem. Daardoor zouden we twee tot drie systemen naast elkaar moeten leggen om de communicatie met Easyflex mogelijk te maken. Dat is natuurlijk geen ideale situatie.”

Werckpost groeide ondertussen gestaag verder, waardoor de behoefte aan een efficiënt systeem dat naadloos integreerde met Easyflex groter werd. Dat systeem werd uiteindelijk Plan4Flex. De operationele software ondersteunt Werckpost sinds 2022 bij de werk-, vervoers- en huisvestingsplanning. Dat heeft voordelen. Lubbert: “Het levert ons de nodige structuur op, omdat alle handelingen gecombineerd zijn in één systeem. Zo zorgt Plan4Flex voor alle data die nodig is voor het verloningsproces in Easyflex, dat vervolgens de loonstroken en betalingsopdrachten genereert.”

Werckpost-collega’s aan het werk.

Soepeler wervingsproces met Plan4Flex

Voor het wervingsproces zet Werckpost de wervingsmodule van Plan4Flex in. “De intercedent dient een aanvraag van een opdrachtgever in via Plan4Flex. Die aanvraag is gebaseerd op de wensen van het bedrijf, zoals een voorkeur voor een rijbewijs, opleiding en beheersing van de Engelse taal”, licht Lubbert toe. “De wervingsagenten zien vervolgens in het kandidatenoverzicht of er een match met de vacature mogelijk is. Die match kunnen we dan terugzien in de wervingsmodule. Daardoor vervalt een groot deel van de communicatie rondom het werven van arbeidskrachten, zoals het telefonisch of per mail checken van de status van het wervingsproces. Kortom, álles is terug te vinden in de wervingsmodule van Plan4Flex, waardoor er minder informatie verloren gaat.”

Foutloze identiteitscontrole met ORIBI ID-Solutions

Zodra het wervingsproces is afgerond, gaat de werknemer naar een van de vestigingen van Werckpost. Daar vindt misschien wel de belangrijkste handeling plaats: het controleren van de identiteit. “Dat is een onmisbaar onderdeel, omdat je in het geval van een werknemer met een ongeldig identiteitsbewijs te maken krijgt met hoge boetes. Bovendien wordt het bedrijf vervolgens helemaal doorgelicht”, aldus Lubbert, die ziet dat ID-Employee van Plan4Flex-partner ORIBI ID-Solutions dat risico volledig wegneemt voor Werckpost.

Hoe profiteert het uitzendbureau van de ID-scanner?

ID-Employee is een fysieke scanner met software, die het identiteitsbewijs op basis van een aantal kenmerken op echtheid controleert. Werckpost heeft veel profijt van de koppeling tussen Plan4Flex en ORIBI. Lubbert: “Zodra de scan van het identiteitsbewijs is voltooid, ontvangen wij daar een echtheidscertificaat van. Vervolgens kunnen we het goedgekeurde identiteitsbewijs exporteren naar Plan4Flex en eenvoudig koppelen aan de werknemer. Daarna worden de juiste gegevens van de werknemer automatisch ingevoerd in het systeem.”

Hiermee haalt Werckpost de foutgevoeligheid uit het controleproces. “Voorheen controleerden we de identiteitsbewijzen handmatig, waardoor de echtheid moeilijk te bepalen was”, zegt Lubbert. “Ook kwam het weleens voor dat er tien werknemers gecontroleerd moesten worden, terwijl de bus al buiten stond te wachten. Door de tijdsdruk slopen er dan weleens foutjes in.”

Naast de identiteitscontroles met de fysieke scanner, kun je deze ook uitvoeren met de ID-App van ORIBI ID-Solutions. Daarmee voer je identiteitscontroles uit op locatie of op afstand. Zo kun je bijvoorbeeld de identiteit van een nieuwe uitzendkracht direct (laten) controleren in het land van herkomst.

Compleet en foutloos uitzendproces

Met de benodigde gegevens kan Werckpost bijvoorbeeld direct een formulier, contract of personeelspas aanmaken. “Vanaf dat moment kunnen wij de uitzendkrachten opnemen in de personeels- en transportplanning en de huisvesting in Plan4Flex”, zegt Lubbert. Doordat gegevens eenvoudig van de ene in de andere applicatie doorstromen, heeft de uitzender geen last van het werken in verschillende pakketten. “Dankzij de naadloze koppeling tussen Plan4Flex en ORIBI ID-Solutions beschikken we over een compleet en foutloos uitzendproces. Het is een alles-in-één-systeem, waar we erg tevreden over zijn.”

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Kantoor van Werckpost op Urk.

Meer weten over de samenwerking tussen Plan4Flex en Oribi? Bekijk de partnerpagina.