Van losse Excels naar data combineren voor stuurinformatie

In gesprek met Cervo Group vertellen concern business controller Jan Ruizendaal en manager IT Sebastiaan Rijkers over fouten door handmatig werk, de overstap op Plan4Flex en het inzicht en de voldoening die dit oplevert.

De Cervo Group bestaat uit vijf vennootschappen waarvan er drie met arbeidsmigranten werken, vanuit Waalwijk, Bunschoten en Didam. De uitzender heeft vandaag de dag zo’n 2.000 tot 2.500 mensen aan het werk, met name in de logistiek, e-commerce en food. Branches die hard groeien en waar de vele flexkrachten en snel opschalen key zijn.

Veel fouten door handmatig werk

In 2017 startte Cervo met Plan4Flex, maar door verschillende omstandigheden werd Plan4Flex lange tijd niet optimaal gebruikt. Toen Sebastiaan werd aangetrokken, kreeg iemand met kennis van zaken de verantwoordelijkheid voor de implementatie van de operationele software en vielen de puzzelstukjes op hun plek.

Jan vertelt dat voorheen iedereen een eigen planning in Excel had. Dat resulteerde regelmatig in fouten door handmatig werk. Een gecombineerde planning voor huisvesting en vervoer had Cervo eigenlijk niet. “Elke coördinator had eigen lijstjes met uitzendkrachten, huizen en auto’s. Daardoor kon het voorkomen dat een huis vijf lege plekken had, terwijl een andere coördinator juist woonruimte tekort kwam. Of dat er uitzendkrachten thuis zaten, waar een andere coördinator een beroep deed op recruitment omdat hij meer uitzendkrachten nodig had.”

Dat is inefficiënt en geen goed uitgangspunt voor kritieke stuurinformatie. “Dan heb je vanuit mijn functie geen controle en inzicht in hoe cijfers onderbouwd worden. Ik wilde mensen, auto’s en eigendommen kunnen plannen, cijfers kunnen controleren en daarop sturen. Zodat je bijvoorbeeld weet of je auto’s wel optimaal gebruikt worden.”

Pakket met de meeste mogelijkheden voor uitzendbureaus

De oplossing, wist Jan, lag bij Plan4Flex. Hij kende het systeem al van bij een vorige werkgever. Na een korte vergelijking met andere systemen, was de keuze snel gemaakt: “Als je kijkt naar wat er in de markt staat, denk ik dat Plan4Flex de meeste mogelijkheden heeft voor uitzendbureaus. Andere pakketten zijn gewoon minder ver.”

“Als je kijkt naar wat er in de markt staat, denk ik dat Plan4Flex de meeste mogelijkheden heeft voor uitzendbureaus. Andere pakketten zijn gewoon minder ver.”

Jan Ruizendaal, concern business controller bij Cervo Group

Onder andere de digitale toegang voor een medewerker via de app, inclusief de mogelijkheid voor digitaal tekenen, en het inzicht dat de combinatie van personeels-, huisvestings- en vervoersplanning oplevert waren voor Cervo grote pluspunten. “Plan4Flex verschaft ons het inzicht waar we naar op zoek waren. Alle huizen en vervoersmiddelen staan in één systeem en je ziet meteen de actuele beschikbaarheid.”

Met minder fte sneller en beter resultaat

Inmiddels werken binnen Cervo zo’n 50 interne medewerkers die zich bezig houden met arbeidsmigranten met Plan4Flex. Manager IT Sebastiaan vertelt hoe dit rust in de organisatie bracht: “Doordat we de verschillende entiteiten hebben gekoppeld in Plan4Flex en coördinatoren een eenduidige werkwijze hebben, is er meer overzicht. Alle coördinatoren plannen in Plan4Flex. De administratie weet daardoor precies waar ze missende uren moeten zoeken. Dat geeft vertrouwen, controle en overzicht. De afdeling krijgt de uren nu sneller verwerkt, en dat zelfs met een fte minder dan voorheen!”

Ook de kwaliteitsmedewerker profiteert van de operationele software. “Hij ziet precies welke documenten nog afgehandeld moeten worden en kan de voortgang hiervan monitoren en bewaken, en desgewenst coördinatoren hierop aanspreken. En met audits merk je dat de documentatie ook helemaal op orde is.

“Met audits merk je dat de documentatie ook helemaal op orde is.”

Sebastiaan Rijkers, manager IT bij Cervo Group

Softwareverandering wordt organisatieverandering

De nieuwe werkwijze was wel even wennen voor de collega’s. “Verandering is altijd lastig”, legt Jan uit. “Als je mensen uit hun vertrouwde proces trekt en een nieuw uniform proces daarvoor in de plaats uitrolt, krijg je weerstand. Dat is logisch. Maar we hebben altijd de voordelen in zicht gehouden en gecommuniceerd naar collega’s. Dat heeft geholpen om de verandering te laten landen.”

Betrouwbare stuurinformatie en uniformiteit als resultaat

Terwijl de laatste puntjes op de I worden gezet, geeft de organisatieverandering Jan al een hoop voldoening: “We ontsluiten data uit Plan4Flex en onze financiële systemen. Die data combineren we, en vertalen we naar stuurinformatie.” De operationele software zorgt daarnaast voor een uniforme manier van werken en zekerheid. Jan: “De informatie in het systeem is betrouwbaar. Dat is belangrijk voor audits, maar ook goed voor verdere automatisering van onze processen.”

Jan wordt aangevuld door Sebastiaan: “Elke collega werkt op dezelfde manier, in hetzelfde systeem. Als een nieuwe collega start, weten we precies wat hij nodig heeft. Het geeft duidelijkheid dat iedereen weet waar hij aan toe is.” Dit is ook een groot voordeel als werk van een collega moet worden overgenomen, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie. “De continuïteit van de kernprocessen is veel beter geborgd”, concludeert Jan.

“De continuïteit van kernprocessen is veel beter geborgd”

Jan Ruizendaal, concern business controller bij Cervo Group

Toekomstplan: verder groeien met onmisbare software

“Plan4Flex voldoet aan de verwachtingen die ik vooraf had. De software is wat betreft structuur het hart van onze organisatie. Alle medewerkers werken met belangrijke data, het systeem heeft invloed op alle facetten van het bedrijf. Naast de werkplanning, regelen we ook eenvoudig huisvesting en vervoer en facilitair beheer in hetzelfde systeem”, vertelt Jan. “Natuurlijk zijn er altijd nog wensen. Maar als klant hoor je ongeduldig te zijn. Dat hoort erbij”, lacht Sebastiaan.

De logistiek en e-commerce, twee kernbranches voor de uitzender, zullen de komende jaren doorgroeien. Dat past ook bij de toekomstplannen van Cervo. Het plan is gecontroleerd te groeien en gestructureerd te werken. Met Plan4Flex. “Plan4Flex is blijvend in onze organisatie, daar bouwen wij alle andere applicaties omheen”, licht Jan toe.

Als Jan gevraagd wordt om de waarde van Plan4Flex voor Cervo in één zin te omschrijven, is het antwoord kort, maar krachtig: “Onmisbaar. Daar heb ik geen zin voor nodig!”

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Demovideo Plan4Flex

Leer in 2,5 minuut alles over de basis van Plan4Flex.