Compleet, soepel en inzichtrijk uitzendproces voor Lider Job en House of Work

Werknemers en opdrachtgevers snel, flexibel en op maat bedienen. Dat is de missie van uitzendbureaus Lider Job en House of Work. Daarin is de koppeling tussen de uitzendsoftware van Plan4Flex en verlonings- en facturatiesysteem Freepack onmisbaar. Hiermee behoren dubbele, handmatige handelingen tot het verleden.

House of Work is de overkoepelende organisatie voor de uitzendbedrijven EG Personeelsdiensten, Westflex, ICE Agency en FlexWorx! Uitzendbureau. De uitzender bemiddelt werknemers voor de Glastuinbouw, Logistiek, Foodsector en de verpakkingsindustrie via eigen wervingskantoren in Polen en Roemenië. Bij Lider Job is de productiesector leidend. Het uitzendbureau uit Bleiswijk werkt bij de bemiddeling van arbeidskrachten samen met meerdere wervings- en selectiebedrijven in Polen.

Direct enthousiast over Plan4Flex

Naast het zorgen voor de perfecte match tussen opdrachtgever en werknemer, zorgen House of Work en Lider Job ook voor de verloning, de huisvesting en het vervoer tussen woon- en werkplek voor werknemers. Dat is een behoorlijke operatie waarbij een overzichtelijk systeem absolute noodzaak is, zo legt Benny van Wieringen, algemeen directeur van Lider Job, uit. “Voorheen maakten we de planningen voor werk, transport en huisvesting in Excel, maar door de grote hoeveelheid gegevens werd dat steeds lastiger. Bovendien konden we de planningen niet aan elkaar koppelen. Dat was foutgevoelig en zorgde voor dubbel werk.

Toen Benny in 2017 met Lider Job begon, kende hij Plan4Flex al. Hij aarzelde niet om opnieuw met het Bossche softwarebedrijf in zee te gaan. “Vanuit mijn ervaring wist ik wat Plan4Flex kon betekenen voor een uitzendbureau. Het is een fijn planningsprogramma, dat je ontzorgt in het uitzendproces. Onze werk-, vervoers- en huisvestingsplanning staan in de centrale uitzendomgeving van Plan4Flex, waar de gegevens automatisch worden verwerkt”, vertelt Benny. “Daardoor zijn onze medewerkers enkel nog bezig met controleren in plaats van handmatig invoeren.”

Eenvoudig verlonen dankzij Freepack-koppeling

Bij House of Work zijn ze ook erg tevreden met Plan4Flex, dat leidend is in de gehele uitzendoperatie. De koppeling met Freepack maakt het plaatje compleet. “Voorheen moesten we de gegevens voor de loonstroken handmatig invoeren, wat een hele uitdaging was”, vertelt Ronald de Boer, operationeel manager bij House of Work. “Met de combinatie tussen Plan4Flex en Freepack hoeft dat niet meer. Plan4Flex ontrafelt de digitale werkbriefjes volgens de correcte CAO-regels en stuurt die gegevens door naar Freepack. Op basis daarvan maakt Freepack kant-en-klare loonstroken en facturen. De loonstroken kunnen de werknemers weer inzien in de app van Plan4Flex.”

De eenvoud van de koppeling tussen Plan4Flex en Freepack is van groot belang voor House of Work, dat daarmee over een compleet verloningsproces beschikt. “We waren ook echt niet op zoek naar een uitgebreid pakket, dat je laat verdwalen in alle mogelijkheden.” Ook Lider Job boekt winst met de koppeling tussen Plan4Flex en Freepack. Benny: “In de front- en backoffice besparen we veel tijd met Plan4Flex en Freepack. Zonder die twee pakketten zouden we zo vier extra fte’s nodig hebben.”

Bedrijfsinzichten met Power BI-tool

Met het complete uitzendproces houden de voordelen niet op. Zo halen Lider Job en EG Personeelsdiensten via Plan4Flex en Freepack allebei meer waarde uit de data in hun systemen met Microsoft Power BI. “Deze visualisatietool maakt alle data uit ons bedrijf inzichtelijk in bijvoorbeeld staafdiagrammen”, aldus Benny. “Daardoor handelen we niet meer op basis van onderbuikgevoel, maar weten we precies hoe we er voorstaan.” Ook bij House of Work hebben ze veel profijt van de BI-tool. “Het geeft ons onder andere veel beter inzicht in bezetting van huisvesting, transport en verzuim. Vervolgens kunnen accountmanagers en jobcoaches voortborduren op deze inzichten”, geeft Ronald aan.

Ronald en Benny verwachten beiden dat Plan 4Flex en Freepack belangrijk blijven in de toekomst. Ronald: “Momenteel kost de handmatige verwerking van onkosten ons veel tijd. In de toekomst willen we dat proces graag via Plan4Flex en Freepack laten verlopen.” Benny: “We gaan aan de slag met de verschillende koppelingen en automatische exports. Bovendien zien we in de toekomst met Plan4Flex en Freepack enkel vooruitgang voor Lider Job.”

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Meer weten over de samenwerking tussen Plan4Flex en Freepack? Bekijk de partnerpagina.