Versnelde verloning en integraal inzicht voor Kiwi Personeelsgroep

Opdrachtgevers en medewerkers maximaal ontzorgen tijdens het uitzendproces. Dát is het doel van Kiwi Personeelsgroep, dat met Plan4Flex en Easyflex klinkende resultaten behaalt op dat gebied. Zo creëert het een optimale wisselwerking tussen de verschillende vestigingen, verkrijgt het inzichten die het uitzendproces verder ontwikkelen en boekt het cruciale tijdswinst die het kan investeren in meer zorg en aandacht voor opdrachtgevers en klanten.

Kiwi Personeelsgroep begon ruim twaalf jaar geleden als uitzendbureau voor twee opdrachtgevers in de glastuinbouw. “Vanuit daar groeiden we gestaag verder, waardoor we naast de agrarische sector nu ook klanten in de voedingsindustrie en de distributiesector hebben”, vertelt Niek Aardse, operationeel management en beheerder Plan4Flex. Binnen die sectoren bemiddelt Kiwi Personeelsgroep voornamelijk internationale medewerkers uit Polen en Roemenië. Niek: “Inmiddels zijn er zo’n zevenhonderd uitzendkrachten aan het werk via de vier vestigingen van Kiwi Personeelsgroep.”

Totaaloverzicht en efficiënte planning

Na het bij elkaar brengen van opdrachtgevers en werknemers wil Kiwi Personeelsgroep beide partijen maximaal ontzorgen. “Door medewerkers voor langere tijd aan opdrachtgevers te binden, zorgen we ervoor dat de beste mensen beschikbaar en flexibel inzetbaar zijn”, legt Niek uit. “Andersom regelen wij voor onze buitenlandse werknemers huisvesting, vervoer tussen woon- en werkplek en alle benodigde verzekeringen.”

Dat vergt een gestroomlijnd proces, iets wat niet altijd het geval was bij Kiwi Personeelsgroep. Niek: “Als platte organisatie werken wij met intercedenten, die allemaal de verantwoordelijkheid dragen voor het complete proces bij hun klanten. Van werving en selectie tot verloning en planning. Daardoor werkte iedereen voorheen per vestiging in zijn eigen Excel-bestand. Zo bestond er geen wisselwerking en uitwisseling van gegevens tussen de verschillende vestigingen, waardoor iedereen op eilandjes werkte.”

Beter en strakker plannen met Plan4Flex

Om daar verandering in te brengen nam Kiwi Personeelsgroep begin 2021 Plan4Flex in gebruik. De software ondersteunt het bedrijf bij verschillende operationele processen, zoals de personeelsplanning en de planning van transport en huisvesting voor de medewerkers. Die planningen zijn aan elkaar gekoppeld en opgeslagen in één systeem, wat verschillende voordelen met zich meebrengt.

“Dankzij Plan4Flex kunnen we beter en strakker plannen en beschikken we bovendien over een totaaloverzicht van de vier vestigingen van Kiwi Personeelsgroep”, zegt Niek, die dat als iets waardevols ziet. “Stel je hebt vestiging A waar werknemers tot en met de zomer werken en vestiging B die juist ná de zomer veel werk heeft. Als wij in die situatie een huisvestigingslocatie hebben die halverwege de vestigingen in ligt, hoeven we die niet tussentijds te sluiten omdat allebei de vestigingen werk hebben. Daardoor kunnen we de huisvestigingslocatie het hele jaar door bezetten.”

Efficiëntere werving en selectie in Polen en Roemenië

Haar medewerkers werft Kiwi Personeelsgroep via het eigen werving- en selectietraject in het buitenland. Op basis van een zelf opgebouwd netwerk werven interne agenten werknemers uit Polen en Roemenië voor klanten van Kiwi Personeelsgroep.

Dat proces verliep voorheen inefficiënt. “Wij stuurden dan een mailtje met daarin het verzoek voor het werven van bijvoorbeeld vijf medewerkers. Vervolgens kregen we een bericht terug met daarin enkel de namen van de medewerkers”, vertelt Niek. “Zodra zij in Nederland aankwamen moesten wij alle andere gegevens nog controleren en verwerken. Met de gefaseerde implementatie van de wervingsmodule van Plan4Flex willen we er in de toekomst voor zorgen dat onze wervingsagenten de basisgegevens in het buitenland kunnen invoeren. Daardoor kunnen onze intercedenten het proces in Nederland uiteindelijk sneller afronden.”

Koppeling met Easyflex maakt tijd vrij

De grootste tijdswinst boekt Kiwi Personeelsgroep met de koppeling tussen Plan4Flex en verlonings- en facturatiesoftware Easyflex. Op basis van de digitale werkbriefjes ontrafelt Plan4Flex de uren automatisch volgens de gewenste CAO-regels. De integratie met Easyflex zorgt vervolgens voor automatische loonstroken en betalingsopdrachten.

“Met de geautomatiseerde ontrafeling en koppeling tussen Plan4Flex en Easyflex kunnen we het administratieve deel van onze operatie voor negentig procent op de dinsdag afsluiten”, geeft Niek aan. “Daardoor ontvangen de medewerkers hun salaris eerder en ontstaat er meer ruimte om aandacht en zorg te geven aan onze opdrachtgevers en medewerkers. En dat doen we bij Kiwi Personeelsgroep het allerliefst!”

Financieel inzicht en klantpatronen

Naast tijdwinst zorgt de koppeling tussen Plan4Flex en Easyflex voor direct inzicht in de financiële gegevens. Die zet het uitzendbureau vervolgens weer om in nuttige verbanden. “We kunnen nu veel makkelijker de bezettingsgraad van onze verschillende huizen inzichtelijk maken. Daardoor zie je waar je bezettingsverlies hebt geleden en weet je waar je in het vervolg op moet sturen”, vertelt Niek, die dat als een cruciaal voordeel ziet.

Het team van Kiwi Personeelsgroep

“Plan4Flex geeft ons daardoor ook op operationeel gebied veel inzichten. Bijvoorbeeld bij het herkennen van klantpatronen. Wij zien nu veel makkelijker in welke regio’s het werk afloopt en toeneemt. Samen met het versnellen van het verloningsproces is het verkrijgen van dat soort inzichten dé grootste winst van het werken met Plan4Flex en Easyflex.”

Uiteindelijk hoopt Niek dat Kiwi Personeelsgroep en Plan4Flex de samenwerking in de toekomst verder optimaliseren en uitbreiden. “Mijn ideaalbeeld is dat we steeds meer functionaliteiten binnen Plan4Flex in gebruik gaan nemen.”

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Meer weten over de samenwerking tussen Plan4Flex en Easyflex? Bekijk de partnerpagina.