Automatisering zorgt voor efficiënter en plezieriger werken.
Lach op gezicht van Pro.Kon/Ak en uitzendkrachten met Plan4Flex
Van alleen wat persoonsgegevens digitaal opslaan naar de automatisering van alle bedrijfsprocessen. Uitzendbureau Pro.Kon/Ak gooide het roer om en besloot alle processen via Plan4Flex 365 in de cloud te laten lopen. Dag handmatig overtypen, hallo efficiëntie. Met enthousiaste collega’s en gerustgestelde uitzendkrachten als resultaat.
Pro.Kon/Ak heeft ruim 2.500 werkzame uitzendkrachten en is voornamelijk actief in de agrarische sector. Daarmee is het uitzendbureau een van de grotere spelers in de regio Zuid-Holland. Pro.Kon/Ak verzorgt de internationale werving en selectie van uitzendkrachten, maar ook huisvesting, vervoer, opleiding en payrolling.
Het kan anders
“Voorheen legden we alle zaken rondom ons werk handmatig vast, in Excel en allerlei andere systemen”, vertelt Gökhan Ates, manager loonadministratie bij Pro.Kon/Ak. “Dat is een inefficiënte werkwijze en zo ontstaat ook een grotere kans op fouten. We gebruikten Plan4Flex al sinds 2019, maar eigenlijk alleen voor het vastleggen van persoonsgegevens. We wisten wel dat we veel meer uit Plan4Flex konden halen, maar die stap hebben we nooit gezet.”
Een kans om te optimaliseren
Door het vertrek van een collega kregen Gökhan en zijn collega Iwona Conteh, procesmanager bij Pro.Kon/Ak, de gehele loonadministratie van het uitzendbureau voor hun kiezen. “Ik was hier net begonnen, eigenlijk voor een andere functie”, vertelt Iwona. “Bij mijn vorige werkgever gebruikten we Plan4Flex ook, dus ik wist wat er allemaal mogelijk was. Daarom besloten Gökhan en ik het vertrek van onze collega als een kans te zien om alle processen binnen Pro.Kon/Ak onder te brengen in Plan4Flex.”
Hulp van Plan4Flex
De automatisering van de processen van Pro.Kon/Ak is – op het moment van schrijven – grotendeels klaar. “We focussen ons nu op het verloningsproces”, zegt Gökhan. “Iwona’s kennis en ervaring met Plan4Flex helpt ons enorm. Ook krijgen we veel hulp van Plan4Flex, met name van Sebastiaan. Hij is niet alleen goed thuis in Plan4Flex, maar ook in de andere systemen waarmee we werken, zoals onze verloningsoftware Nocore. Daardoor denkt hij goed mee over wat er nodig is om alle systemen optimaal te laten samenwerken. Daar hebben we heel veel aan.”
Sneller en efficiënter werkproces
Gökhan merkt al duidelijk verschil sinds Pro.Kon/Ak Plan4Flex beter benut. “Het is een verademing dat je in één keer 250 arbeidskrachten kan inlezen in het systeem, en niet alle gegevens per klant hoeft over te typen. Ons werkproces is zo veel sneller, nauwkeuriger en efficiënter geworden. Daardoor hebben we nu meer tijd om ons te richten op controlewerkzaamheden. Daarnaast ben ik enthousiast over de manier waarop Plan4Flex de uren verwerkt. Je kunt alle uursoorten helemaal ontrafelen op basis van gebruikte cao’s. Dat plozen we eerst zelf uit, nu gebeurt dat automatisch. Dat tovert echt een lach op mijn gezicht.”
Ook de collega’s van Iwona en Gökhan merken al verbetering. “Sommige mensen werken hier al erg lang en hebben een eigen manier van werken, die soms niet altijd efficiënt is”, licht Iwona toe. “Verandering is dan best moeilijk, maar ze zien nu in dat hun werk veel makkelijker en efficiënter kan. En daar worden ze heel enthousiast van.” Gökhan vult aan: “Laatst zei een collega dat hij hier al jaren werkt, maar dat het dit jaar pas écht leuk is geworden.”
“Laatst zei een collega dat hij hier al jaren werkt, maar dat het dit jaar pas écht leuk is geworden.”
Persoonlijkere en betere dienstverlening
Plan4Flex helpt niet alleen de medewerkers van Pro.Kon/Ak slimmer te werken, ook voor uitzendkrachten betekent het een hoop. “We gebruiken de app van Plan4Flex ook”, zegt Iwona. “Daarin kunnen uitzendkrachten bijvoorbeeld hun planning inzien, loonstroken ontvangen, verlof aanvragen, contracten ondertekenen en via de chatfunctie met ons communiceren. Dat maakt onze dienstverlening nog persoonlijker en beter. En door alle procesverbeteringen aan onze kant krijgen uitzendkrachten bijvoorbeeld sneller en op gezette tijden hun salaris. Dat geeft een uitzendkracht rust.”
Werken met data én plezier
Terwijl het automatiseren van processen met Plan4Flex verdergaat, kijken Iwona en Gökhan ook al vooruit. “Het komende jaar willen we ons richten op de uitgebreide functies van Plan4Flex”, vertelt Iwona. “Daarnaast willen we de mogelijkheden van de koppeling met Microsoft Power BI verkennen om cijfers visueel inzichtelijker te maken en in de toekomst datagedreven beslissingen te kunnen nemen. Zo kan onze directie beter sturen op de KPI’s die voor ons belangrijk zijn.”
Los van het uitbreiden van functionaliteiten zien Iwona en Gökhan nog een ander belangrijk toekomstbeeld. “We willen met nog meer plezier werken”, vervolgt Gökhan. “Een efficiënte en nauwkeurige werkwijze zorgt voor rust en verhoogt het werkplezier. Die ontwikkeling zien we nu al gebeuren. En dat wordt mede mogelijk gemaakt door Plan4Flex.”
Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.
Aan het werk op kantoor bij Pro.Kon/Ak.
Gökhan Ates, manager loonadministratie, en Iwona Conteh, procesmanager bij Pro.Kon/Ak.
Nieuwsgierig naar wat Plan4Flex voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de voordelen voor jouw functie of neem contact op met Dréann van den Akker.
Wat is Plan4Flex?
Ben je benieuwd hoe de operationele software jouw organisatie slimmer laat werken? Bekijk de animatie.
