Inzichten op basis van data geven NL Jobs vleugels

Happy People, Healthy Housing en Great Grip. In een notendop vormen deze drie kreten de kern van NL Jobs’ succesvolle visie op uitzenden. Internationale medewerkers moet lekker in hun vel zitten en prettig wonen. Dat kun je alleen maar realiseren door te zorgen dat je grip hebt op álle aspecten van de uitzendoperatie. NL Jobs heeft dat stadium bereikt. Met dank aan Plan4Flex en een slimme datastrategie op basis van Microsoft Power BI.

NL Jobs behoort tot de grootste uitzendbureaus voor de Nederlandse tuinbouwsector. Het bedrijf bemiddelt vooral internationale medewerkers in de glastuinbouw, maar is ook actief in productie en logistiek. NL Jobs is aan het begin van de eeuw opgericht door vier van Nederlands grootste tomatentelers. Nog altijd zijn dit haar grootste klanten. NL Jobs bemiddelt vooral medewerkers uit Polen, Roemenië, Moldavië, Letland, Litouwen en Oekraïne. Inmiddels heeft het bedrijf meerdere kantoren in zeven landen.

Plan4Flex als centrale spil

Elke dag zijn er ruim 3000 mensen aan het werk via de uitzender. Dit vergt een vlekkeloos proces op basis van kraakheldere inzichten. Mede daarom stapte NL Jobs in 2018 over van een zelfgebouwd, ietwat inflexibel maatwerkpakket naar Plan4Flex. Sindsdien groeide Plan4Flex uit tot de centrale spil van het bedrijf. De software wordt gebruikt voor álle operationele processen van het uitzendbureau. Het systeem integreert naadloos met andere oplossingen zoals ABAX voor rit- en kilometerregistratie en verlonings- en facturatiepakket Nocore.

De optelsom van al deze databronnen levert relevante informatie op die de uitzender slim om weet te zetten in heldere inzichten. En dát is een van de geheime ingrediënten waarmee NL Jobs zich extra weet te onderscheiden in de markt door betere beslissingen te nemen, efficiënter te werken en kosten te verlagen. Of, zoals ze zelf zeggen: ‘Great Grip’.

Vis in het water

De drijvende kracht achter NL Jobs’ datagedreven aanpak is financieel directeur Roy Boutkan. Hij voelt zich als een vis in het water bij NL Jobs. “Ik ben opgegroeid als tuinderszoon”, vertelt hij. “Ik studeerde aan Nyenrode en werkte voor grote accountantskantoren. In 2004 kwam ik voor het eerst in aanraking met de uitzendbranche.” Boutkan deed veel ervaring op in de sector als business controller en ontwikkelde zich daarnaast tot een expert op het gebied van managementinformatie.

“Ik heb mij verdiept in alle aspecten van het uitzenden en de manieren waarop je belangrijke informatie inzichtelijk maakt, voor jezelf en voor je aandeelhouders. Managementinformatie is steeds belangrijker.” In zijn huidige rol combineert Boutkan zijn Westlandse afkomst en mentaliteit met twintig jaar uitzendkennis. “Aan de slag gaan bij NL Jobs voelde een beetje als thuiskomen.”

Veertien dashboards met data

Boutkan gebruikt Microsoft Power BI voor het maken van rapportages en dashboards op basis van informatie uit Plan4Flex en de andere systemen in het IT-landschap. Hiervoor werkt NL Jobs nauw samen met de Business Intelligence experts van TapTarget (voorheen LinkThings). Inmiddels staan er veertien overkoepelende dashboards waarin weer allerlei kleinere dashboards verwerkt zijn.

Over elk dashboard is goed nagedacht. “Bij het ontwikkelen van dashboards nemen we onze afdelingsmanagers mee. Zij geven aan waar ze behoefte aan hebben”, legt Boutkan uit. “Vervolgens gaan we kijken of we ze die informatie kunnen geven en waar die gegevens vandaan moeten komen.”

De aanpak werkt. NL Jobs heeft zicht op alle aspecten van de operatie. “We kunnen op ieder moment zien hoeveel mensen er aan het werk zijn, hoeveel mensen vakantie hebben en hoe het met het ziekteverzuim staat”, vertelt Boutkan. “We zien hoe de populatie er uitziet. We zien hoeveel aanvragen we krijgen van klanten en hoeveel we er daadwerkelijk invullen. Maar we zien ook hoelang mensen bij ons blijven en welke landen het beste scoren.”

Boutkan wist veel draagvlak voor zijn dashboards te creëren. De collega’s van NL Jobs vertrouwen de gegevens en doen hun best om zorgvuldig de juiste informatie in te voeren omdat ze steeds beter zien wat het ze oplevert.

Problemen oplossen met een word cloud

NL Jobs gebruikt de inzichten die BI biedt om de organisatie voortdurend te verbeteren en beter onderbouwde beslissingen te nemen. Zo ontwikkelden Boutkan en TapTarget een slim dashboard dat de inhoud van alle binnenkomende berichten van uitzendpersoneel analyseert. Het dashboard presenteert deze informatie vervolgens als een word cloud met de tweehonderd woorden die het meest voorkomen. Hoe groter het woord, hoe vaker het voorkomt. Door op zo’n woord te klikken, kan de gebruiker de onderliggende feedback analyseren.

Op basis van deze inzichten kan NL Jobs nu heel snel en doelgericht problemen met veel impact identificeren en oplossen. Boutkan: “Je stuurt niet langer op onderbuikgevoel.”

“Je stuurt niet langer op onderbuikgevoel”

– Roy Boutkan, NL Jobs

Maximale opbrengst met minimale inspanning

Nog zo’n voorbeeld. Boutkan en zijn collega’s analyseren de bezettingsgraden van hun vastgoed om deze te optimaliseren. “Het aantal mensen dat we kunnen uitlenen wordt in ons geval bepaald door het aantal beschikbare bedden”, vertelt Boutkan. Tuinders doen vooral in de zomerperiode een beroep op uitzendkrachten, maar logistieke bedrijven hebben bijvoorbeeld meer uitzendkrachten nodig rondom de feestdagen aan het einde van het jaar.

Door anticyclisch te denken en voor klanten uit verschillende branches te werken, blijven de leegstandkosten beperkt. Boutkan: “We weten steeds beter aan welke knoppen we moeten draaien om het gebruik van onze bedden te optimaliseren. Je moet niet hard werken, maar slim.”

De voordelen van datagedreven werken

Die insteek werpt zijn vruchten af in het hele bedrijf. Hoewel het bouwen van de dashboards wat energie kost, zijn de opbrengsten dat meer dan waard. Zo hoeft Boutkan zijn accountantskantoor niet meer op gezette tijden van specifieke informatie te voorzien. Boutkan: “Ons accountantskantoor heeft een eigen dashboard, gebaseerd op hun eigen checklist, waar ze dagdagelijks de meest recente cijfers kunnen vinden.”

Ook op andere plekken in de organisatie zorgen de inzichten op basis van Plan4Flex en Power BI voor efficiëntie en kostenbesparingen. Boutkan: “Op onze verloningsafdeling werkten voorheen vijf mensen. Nu kunnen ze het werk met drie mensen af.”

De toekomst? Samen verder groeien

Boutkan verwacht dat NL Jobs de komende jaren nog zeker met vijftig procent kan groeien. Plan4Flex speelt daarin een belangrijke rol. “Om te kunnen groeien moet Plan4Flex ons operationeel blijven ontzorgen. Alles wat we willen kunnen, moet probleemloos draaien. Vervolgens zorgt Plan4Flex voor de data die we kunnen gebruiken om iedereen inzicht te geven en onze visie waar te maken.”

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Meer weten over de samenwerking tussen Plan4Flex en TapTarget? Bekijk de partnerpagina.