SBA grijpt groeikansen dankzij Plan4Flex

Uitzendgroep SBA Flex was op zoek naar software die de flinke groei van de organisatie kon ondersteunen. Efficiënter werken was nodig om overheadkosten beheersbaar te houden. Plan4Flex bood de oplossing, waardoor SBA Flex nu bergen meer werk verzet met hetzelfde aantal kantoormedewerkers. Samen blijven de bedrijven zoeken naar mogelijkheden om processen steeds verder te optimaliseren.

Na de financiële crisis van 2012 kwam SBA Flex sterk uit de startblokken. Het uitzendbureau voor tijdelijke medewerkers uit Oost-Europa groeide behoorlijk, waardoor het op zoek ging naar een nieuw softwarepakket om efficiënter te kunnen werken. De organisatie wilde blijven groeien in omzet en uitzendkrachten, maar tegelijk moesten personeelskosten beheersbaar blijven. In 2014 volgde de overstap op Plan4Flex, vanwege de mogelijkheden en flexibiliteit van de software. Manager operations Mark van Keulen: “Plan4Flex gaf ons de mogelijkheid om enorme efficiëntieverbeteringen door te voeren. Ook werden we direct sterk betrokken bij de inrichting van het pakket, om er zo voor te zorgen dat het ook écht aansloot bij de wensen van onze organisatie. Daar zijn we tot op heden nog steeds zeer content over.”

Werk, vervoer en huisvesting plannen in een systeem

De overstap van de oude software naar Plan4Flex verliep vlekkeloos. “We hebben geen enkel probleem gehad tijdens de overgang.” Van de 40 kantoormedewerkers, werkzaam in Nederland en op de wervingslocaties in Polen, Roemenië en Bulgarije, werken er 35 elke dag met Plan4Flex. Inmiddels gebruikt de uitzendgroep de software al jaren naar tevredenheid voor het plannen van werk, vervoer en huisvesting van uitzendkrachten. Het uitzenden van medewerkers uit Oost-Europa betekent immers dat je ook voor huisvesting en vervoer moet zorgen. “Werk, huisvesting en vervoer in één keer plannen kon met ons oude pakket niet op een efficiënte manier. In Plan4Flex wel. De mogelijkheden hierin zijn sinds 2014 ook steeds verder doorontwikkeld”, voegt Van Keulen toe.

Efficiëntieslag leidt tot schaalbaarheid

De manier waarop geplande uren worden omgezet naar werkbriefjes en door de cao-ontrafelaar gaan, levert voor SBA Flex een groot voordeel op. “Voorheen moesten we voor alle klanten handmatig de werkbriefjes doorrekenen om de verloning kloppend te krijgen.” De urenverantwoording verloopt nu dan ook een stuk efficiënter dan voorheen. Van Keulen: “Op het gebied van urenverwerking werken we nu zo’n 75 tot 80 procent efficiënter dan voorheen.” Ook de eigen cao’s in Plan4Flex, waardoor werkbriefjes meteen verrekend worden tegen de juiste tarieven, levert een flinke efficiëntieslag op. “Deze zaken zorgen ervoor dat wij als organisatie door kunnen groeien, zonder dat we extra personeel moeten aannemen. We doen nu veel meer werk met hetzelfde aantal mensen!”

“Op het gebied van urenverwerking werken we nu zo’n 75 tot 80 procent efficiënter dan voorheen.”
Mark van Keulen, manager operations bij SBA Flex

Gebruiksvriendelijke app als handig communicatiemiddel

In de beveiligde omgeving van de Plan4Flex App biedt SBA Flex haar uitzendkrachten alle informatie aan. De communicatie met uitzendkrachten over werk- en vervoersplanning verloopt via de app en dossiers zijn volledig gedigitaliseerd. “Dat was voorheen niet zo. Toen verwerkten we nog veel informatie op papier.”

Ook gebruikt SBA Flex de app voor het digitaal ondertekenen van documenten. Van Keulen vertelt: “Dat bespaart ons een hoop tijd en papierwerk. Uitzendkrachten hoeven niet meer naar ons kantoor te komen om contracten te ondertekenen. Ze kunnen nu overal en op elk moment hun documenten inzien en ondertekenen via hun telefoon. En zelf werken we bijna alles digitaal uit, zodat we geen documenten op kantoor hebben slingeren.”

Klantwensen als basis voor doorontwikkeling

Samen met e-Wings ICT, de makers van Plan4Flex, kijkt SBA Flex naar de toekomst. “De software kan ons nog helpen met een aantal efficiëntieverbeteringen, zoals het beter inrichten van workflowprocessen”, vertelt Mark van Keulen. Andersom doet SBA Flex ook suggesties voor het verbeteren van de software, zoals verdere automatisering in diezelfde workflowprocessen in de software. “E-Wings ICT is altijd bereid mee te denken in verdere uitbreidingen en mogelijkheden in het pakket. Dat is een heel mooi unique selling point, dat ze daarin zo flexibel blijven!”

De wensen van klanten zijn de basis voor de ontwikkeling van de software. “Dat is ook het voordeel van samenwerken met deze partij. Er wordt écht iets met onze wensen gedaan. En natuurlijk gaat dat nooit 100% zo snel als je wil… Het liefst had je de oplossing die je hebt bedacht gisteren al gehad”, lacht de manager operations. “Maar we zijn zeker heel content met hoe zaken door e-Wings ICT worden opgepakt en neergezet. We worden altijd goed geholpen, en ook vanuit de servicedesk wordt altijd snel, vriendelijk en vakbekwaam gereageerd.”

Op de vraag hoe groot de kans is dat Van Keulen de software aanbeveelt, komt direct het antwoord “Hartstikke groot!”. De manager operations sluit af: “Dankzij Plan4Flex kunnen we meer werk verzetten met hetzelfde aantal mensen, waardoor we met de huidige organisatie nog verder kunnen groeien.” En groeien is ook zeker nog de bedoeling. Binnenkort verwacht de uitzendgroep op dagelijkse basis 1500 uitzendkrachten aan het werk te hebben. Wordt vervolgd…

SBA Flex is een van de vele tevreden klanten van Plan4Flex. Wil je meer weten over hoe de software jou vooruit helpt? Lees meer klantverhalen of bekijk de voordelen voor jouw functie.