Uitzender “houdt ineens tijd over”
Select blij met koppeling Plan4Flex aan AFAS: “Onze beste beslissing ooit”
Met een goed gevoel ging John Overgaag, de directeur van Select Uitzendbureau, deze zomer op vakantie. Na jaren waarin hij het gevoel had dat hij door een storm voer, is de zee nu eindelijk rustig. De reden? Select Uitzendbureau werkt nu met het financiële pakket met AFAS, dat naadloos aansluit op Plan4Flex. “Die koppeling is echt fantastisch. We houden ineens tijd over.”
Al sinds 2013 is Overgaag de directeur van Select Uitzendbureau. Samen met zijn Poolse compagnon Dawid Rogowski, die het bedrijf drie jaar eerder oprichtte, bouwde Overgaag de afgelopen jaren een bloeiend bedrijf op in de uitzendbranche. Select Uitzendbureau werkt met arbeidskrachten uit verschillende, met name Oost-Europese, landen.
“Plan4Flex is het hart van onze organisatie”
De bedrijfsvoering begon met wat Excelsheets, maar al snel volstond dat niet meer. “In 2016 maakten we de overstap naar de planningssoftware van Plan4Flex”, zegt Overgaag. “En vanaf dat moment is Plan4Flex steeds belangrijker voor ons geworden. Het is nu het hart van onze organisatie. Zonder de software van Plan4Flex draaien we niet.”
De voordelen van Plan4Flex had John snel in de gaten. Dankzij de operationele software werkt Select Uitzendbureau niet alleen met een overzichtelijke planning, maar bespaart het ook veel papier. “Al onze contracten en documenten staan in Plan4Flex. Een uitzendkracht werkt met de Plan4Flex app. Daarin staan de planningen en contracten die voor hem of haar relevant zijn. Documenten ondertekent hij digitaal in de app en worden weer verzameld in Plan4Flex.”
De uitzender werkt door de software van Plan4Flex vrijwel volledig papierloos. “We hebben zo’n veertig A4’tjes aan papierwerk per uitzendkracht. Voorheen werd dat allemaal geprint én gearchiveerd. Nu is alles digitaal.”
Naast de digitaliseringsslag en de mogelijkheden om planning te optimaliseren, is ook de meertaligheid van Plan4Flex voor Select een enorme pre. Zowel op kantoor, als in de communicatie met uitzendkrachten. Overgaag: “Iedereen communiceert in zijn eigen taal. Collega’s van ons kantoor in Polen gebruiken Plan4Flex in het Pools. En met uitzendkrachten die uit het buitenland komen en via Select in Nederland werken, communiceren we dankzij automatische vertalingen in hun eigen taal. Zij kunnen een chatbericht naar ons in hun eigen taal typen. Als ik dat bericht open, is het vertaald naar het Nederlands. Andersom werkt het hetzelfde. Dat is echt top, want een groot deel van de buitenlandse uitzendkrachten spreekt geen Engels.”
Select Uitzendbureau aan het werk in Plan4Flex
Backoffice stapt over op AFAS
Van de meerwaarde van Plan4Flex voor zijn organisatie was de uitzender snel overtuigd. Maar zijn financiële pakket bezorgde hem nog wel hoofdpijn. “Het was niet wat we zochten. Het duurde lang voordat we onze salarisstroken en facturen hadden. We willen onze uitzendkrachten iedere woensdag uitbetalen. Om dat voor elkaar te krijgen, zaten we elke woensdag tot 22.00 uur op kantoor. Bovendien hadden we nooit een actueel overzicht van onze financiële situatie. We maakten schattingen, maar die zaten er soms flink naast.”
In 2022 kwam John in contact met AFAS. Al snel bleek dit een ideaal pakket voor zijn organisatie, dat perfect aansloot op Plan4Flex. Het implementatietraject ging van start en Select moest aan de bak. De overstap naar AFAS bood Overgaag de kans om zijn processen van de grond af opnieuw op te bouwen. “Nu zijn we klaar voor de toekomst. Met deze koppeling kunnen we de komende twintig jaar vooruit.”
Sinds de livegang op 1 januari 2023 is een wereld opengegaan voor Overgaag en Select. “De koppeling tussen Plan4Flex en AFAS is echt ideaal. Op woensdag hebben we tegenwoordig tijd over! Eén druk op de knop en op woensdagmiddag gaan alle lonen en facturen eruit. Mijn compagnon en ik wisten die eerste weken niet wat ons overkwam. We konden, bij wijze van spreken, de rest van de dag vrij nemen”, lacht hij.
"Eén druk op de knop en op woensdagmiddag gaan alle lonen en facturen eruit. Mijn compagnon en ik wisten die eerste weken niet wat ons overkwam. We konden, bij wijze van spreken, de rest van de dag vrij nemen."
Meer inzicht, meer rust
Dat de afhandeling nu zo veel sneller gaat, komt omdat de pakketten van Plan4Flex en AFAS nauwkeurig op elkaar zijn afgestemd. “Het AFAS-pakket voor onze branche bestaat nog niet zo lang”, legt Overgaag uit. “Toen ze dat maakten, wisten ze dat een goede koppeling met Plan4Flex cruciaal was, omdat veel uitzenders met Plan4Flex werken. Ze wisten waar ze rekening mee moesten houden, alles sluit naadloos aan.”
De koppeling tussen Plan4Flex en AFAS levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor meer overzicht bij Select. “Na de verloning op woensdag wordt in de nacht erop alles verwerkt en hebben we op donderdag, op de euro nauwkeurig, inzicht in onze financiële situatie.”
Overgaag ziet de toekomst met rust en vertrouwen tegemoet. “Door alle hectiek voelde het de afgelopen jaren alsof we continu door een storm heen aan het varen waren. We wisten niet waar we stonden, ook niet waar we naartoe gingen. Nu is de zee rustiger. We zien waar we naartoe gaan en kunnen dus ook beter sturen. Dat is beter voor het bedrijf en ook voor ons, want we slapen rustiger. De keuze om Plan4Flex te koppelen aan AFAS is de beste beslissing die we ooit hebben genomen.”
Het kantoor van Select Uitzendbureau.
Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.
John Overgaag, directeur Select Uitzendbureau
Nieuwsgierig naar wat Plan4Flex voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de voordelen voor jouw functie of neem contact op met Dréann van den Akker.
Plan4Flex in 2,5 minuut
Ben je benieuwd hoe de operationele software jouw organisatie slimmer laat werken? Bekijk vrijblijvend de demo-video en ontdek het in 2,5 minuut.
